Lokasi: Kamboja, Perancis, Global
Industri: NGO
Jumlah pengguna Odoo: 120
Ukuran perusahaan: Besar
Waktu implementasi: 1 tahun
Modul yang diimplementasi: Accounting, Purchase, Point of Sales, Inventory, Invoicing, Expenses.
Pour un Sourire d'Enfant (PSE) – For a Child's Smile is sebuah organisasi non-profit Perancis yang didirikan pada tahun 1995 oleh Christian dan Marie-France des Pallières yang memutuskan untuk mengambil tindakan setelah menyaksikan kemiskinan yang terjadi pada anak-anak di Kamboja yang dilanda perang. Organisasi ini ditugasi dengan misi kemanusiaan yang penting: membantu ribuan anak di Kamboja keluar dari kemiskinan dengan memberi mereka perawatan kesehatan, pendidikan, dan pelatihan kejuruan yang memadai sehingga mereka pada akhirnya dapat menjadi anggota masyarakat yang mandiri.
Port Cities mewawancarai Clement Muris, Konsultan Direktur Umum PSE dan Vojtech Krotky, Direktur Port Cities Vietnam yang juga merupakan Senior Project Manager dan Lead Analyst pada proyek tersebut. Mari selami dan pelajari bagaimana PSE dapat menggunakan Odoo untuk memperkuat administrasi dan memberikan dukungan kepada lebih dari 6500 anak berisiko di Kamboja.
1. Bisakah Anda memberitahu kami secara singkat mengenai organisasi?
Muris: Pour un Sourire d’Enfant (PSE) – For a Child’s Smile - - is sebuah organisasi non-profit Perancis yang beroperasi di Kamboja di bawah MOU bersama Kementerian Luar Negeri sejak 1995. Misi PSE adalah membantu anak-anak yang menderita kesulitan akut dengan mengintegrasikan kembali mereka ke dalam masyarakat dan dengan menciptakan lingkungan yang aman dan sesuai bagi mereka untuk belajar dan mempelajari perdagangan yang sangat berkualitas. Diakui oleh otoritas lokal, PSE bekerja dengan penuh rasa hormat untuk negara Kamboja, dengan masyarakat Kamboja, dan dengan demikian, hal ini mendukung pembangunan berkelanjutan bangsa.
PSE mengoperasikan enam program utama yang memenuhi kebutuhan anak-anak, memungkinkan pendekatan terpadu untuk keberhasilan tindakannya: nutrisi, perawatan kesehatan, perlindungan dan akomodasi, pendidikan umum, pelatihan kejuruan dan dukungan keluarga.
Untuk tahun ajaran 2019-2020, PSE mengasuh lebih dari 6.500 anak dalam berbagai programnya. 300 hingga 400 siswa lulus dari Institusi PSE setiap tahun. Saat ini, sebanyak 5.000 lulusan dari program PSE Vocational Training telah berhasil mengintegrasikan pasar kerja dengan posisi yang benar-benar berkualitas. Mereka hidup dengan bermartabat dan memberikan dukungan untuk keluarga mereka.
PSE mempekerjakan sekitar 650 orang Kamboja dan 5 staf di Perancis. 300 relawan dari berbagai negara secara aktif mempromosikan organisasi dan menggalang dana melalui donasi dan sponsorship.
Pada tahun 2000, PSE dianugerahi Penghargaan Hak Asasi Manusia Perancis oleh Republik Perancis.
Pada tahun 2021, pendiri PSE dinobatkan sebagai Commander of the National Order of Merit oleh Duta Besar Perancis di Kamboja.
2. Apakah Anda menggunakan sistem informasi sebelum Odoo?
Muris: Sebelum Odoo, kami menggunakan sistem individu termasuk sistem akuntansi sederhana (CIEL) dengan fungsionalitas terbatas dan fitur akuntansi dasar, sebuah sistem SDM, dan kami juga menggunakan sistem POS standar untuk restoran non-profit, hotel, toko souvenir, dan fasilitas pelatihan kejuruan lainnya.
Krotky: Sebelum mengadopsi sistem ERP all-in-one, biasanya klien menggunakan berbagai sistem informasi mandiri dan lembar Excel untuk departemen bisnis tertentu yang seharusnya saling berhubungan seperti pengadaan dan akuntansi, dengan dokumen yang rumit dan proses persetujuan.
Memiliki informasi yang disimpan dalam sistem yang terpisah dapat menyebabkan hilangnya atau duplikasi data dan akhirnya kesulitan dalam mengkonsolidasikan kumpulan data yang berbeda, sehingga tidak memungkinkan pelaporan yang efisien. Masalah ini hanya dapat diatasi dengan sistem ERP yang diterapkan dengan benar yang dapat menyimpan semua data di satu tempat.
3. Apa motivasi dan harapan utama terhadap sistem ERP yang baru?
Muris: Vendor sistem akuntansi yang kami gunakan berhenti memberikan dukungan dan pemeliharaan. Oleh karena itu, dengan proyek ini, kami bertujuan untuk tidak hanya mengganti sistem akuntansi lama tetapi juga mengambil inisiatif untuk memodernisasi departemen keuangan dan melengkapi staf kami dengan alat yang dapat menyediakan lebih banyak fungsi dan memperluas ruang lingkup operasi departemen.
Kami tidak memiliki sistem komputerisasi untuk alur kerja pembelian: semuanya dilakukan pada formulir kertas dan faktur yang menyulitkan untuk mencari informasi, menganalisis aktivitas pengadaan, dan membuat keputusan bisnis. Jadi idenya adalah untuk mendigitalkan proses dokumen dalam fungsi pembelian juga. Proses pembelian otomatis akan membantu kami membuat lebih sedikit kesalahan entri manual dalam membuat pesanan pembelian, menghilangkan kebutuhan akan tanda tangan manual, mengurangi waktu tunggu selama persetujuan, sehingga membuat proses lebih lancar dan lebih efisien. Sebagai hasil dari memiliki semua informasi pembelian dalam satu sistem, kami akan memiliki visibilitas lengkap dan dapat menggabungkan analisis atas aktivitas kami.
Dengan sistem ERP yang baru, kami juga bertujuan untuk meningkatkan manajemen stok, di mana stok utama adalah beras dalam jumlah besar (rata-rata 8 ton setiap minggu) yang dibagikan kepada 1.600 keluarga setiap minggu.
Sebelumnya, semua data kami disimpan dalam spreadsheet Excel yang rumit dan setiap departemen memiliki format entri data yang berbeda, stok masuk dan keluar didaftarkan secara manual. Sistem manajemen inventaris otomatis akan membantu kami mengurangi kesalahan selama entri manual dan mencegah hilangnya data.
Yang terpenting, dengan Odoo, kami berharap dapat merampingkan proses intra-departemen dengan modul terintegrasi yang menghubungkan semua proses yang disebutkan di atas. Daripada memiliki 4 orang di departemen yang berbeda untuk memasukkan informasi yang sama dalam berbagai tahap proses, data ini sekarang hanya perlu dimasukkan hanya sekali di awal dan terhubung ke semua departemen yang terlibat yang dapat melihat informasi tersebut.
Berkat sistem ERP yang terintegrasi yang membantu mengurangi sejumlah besar dokumen dan entri manual, kami dapat mengalokasikan sumber daya manusia kami dengan lebih baik. Staf sukarelawan kami dapat fokus pada tanggung jawab yang lebih penting yang menambah nilai misi kemanusiaan kami.— Clement Muris, Konsultan Direktur Jenderal PSE.
Krotky: ERP hanya sekuat proses dan alur kerja organisasi. Akibatnya, langkah pertama yang wajar dalam implementasi ini adalah memahami proses akuntansi & pengadaan PSE, kemudian merekayasa ulang dan mengotomatiskannya. PSE membawa pengetahuan tentang proses dan persyaratan mereka, sementara Port Cities membawa keahlian ERP dan praktik operasional terbaik. Keberhasilan dalam implementasi ERP adalah tentang menemukan kesamaan di antara keduanya.
Tujuan utama kami adalah untuk mendigitalkan alur kerja E2E secara penuh - untuk menghilangkan dokumentasi kertas - dan hal ini akan digunakan di seluruh desain sistem dan kami pastikan bahwa semua alur ini dikonfirmasi dan diuji selama pengujian E2E menyeluruh baik secara internal maupun dengan pengguna akhir PSE.
Misalnya, proses persetujuan yang sebelumnya melibatkan kertas hard copy yang melewati hingga 5 orang, sekarang dapat dilakukan secara digital hanya dengan beberapa klik. Atau jika Anda harus mencari transaksi lama, praktik lama adalah Anda harus pergi ke ruang arsip yang penuh dengan dokumen kertas dan mencari hard copy; sekarang informasi ini dapat ditemukan hanya dengan beberapa klik di Odoo.
Selama implementasi, kami harus selalu menemukan sweet spot - menjaga agar pemilik proses bisnis dan pengguna akhir terlibat sedini mungkin untuk memulai manajemen perubahan dalam organisasi dan menggabungkannya dengan pengetahuan dan praktik industri terbaik.
4. Apa yang membuat Anda memutuskan untuk memilih Odoo sebagai perangkat lunak ERP utama Anda dan Port Cities sebagai mitra implementasi?
Muris: Tim IT PSE melakukan riset ekstensif terhadap penyedia layanan ERP di kawasan (Asia). Kami terbuka untuk berbagai opsi ERP seperti Odoo, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP, dan mitra implementasi ERP lainnya, termasuk dua Mitra Odoo.
Dari 10 proposal yang kami terima, proposal Port Cities adalah salah satu yang paling terstruktur dengan baik, dengan niat serius dan secara akurat menjawab semua tantangan yang kami coba selesaikan dengan ERP baru.
Pada langkah kedua, kami bertemu dan melakukan demo dengan 3 mitra implementasi ERP terpilih. Kami memiliki kesan terbaik dengan Odoo yang tampaknya sangat fleksibel, ramah pengguna, dan mudah digunakan bahkan untuk orang dengan kemampuan komputer terbatas. Ini sangat mudah diadaptasi dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis tertentu, sedangkan sistem lain tampaknya lebih tahan terhadap perubahan atau penyesuaian.
Keunggulan lain dari Odoo adalah harga yang sangat terjangkau dibandingkan dengan produk lain. Dengan Odoo, kami merasakan risiko keuangan yang lebih rendah dan ROI yang lebih tinggi karena struktur biaya lisensi yang sangat transparan dan adil yang dihitung per pengguna.
Adapun Port Cities, mereka menunjukkan pengalaman dan keahlian dalam proyek klien sebelumnya di wilayah tersebut dan mereka memberi kami jadwal dan proyeksi implementasi yang lebih realistis. Mengingat ukuran kedua perusahaan, kami yakin bahwa mereka akan mampu memberikan tingkat dukungan dan perhatian pelanggan yang melampaui kemitraan bisnis sederhana. Yang terpenting, mereka dapat mengirim anggota tim inti ke lokasi di Kamboja selama proyek berlangsung dan sangat penting bagi keberhasilan proyek.
Krotky: Hal it selalu dihargai ketika klien memiliki harapan & persyaratan yang jelas dan tersedia untuk berdiskusi dengan kami tentang visi sistem serta pemahaman kami tentang keadaan apa adanya, seperti halnya kasus PSE - selalu bersedia untuk mengklarifikasi detail selama pertemuan online atau tatap muka.
Penting juga untuk diingat, jika implementasi ERP yang lebih besar diharapkan (ribuan jam), analisa awal, pemahaman tentang konteks klien dan perencanaan proyek juga akan memakan waktu lebih lama daripada 50 man-day implementasi sepanjang harinya.
Apakah Anda memerlukan informasi tentang cara kami mengimplementasikan ERP Odoo?
5. Modul apa yang diimplementasikan atau disesuaikan? Departemen apa yang terlibat dalam perubahan baru?
Muris: Kami mengimplementasi Accounting, Inventory, Purchase Orders (PO) dan sebuah modul Purchase Request yang dikustomisasi penuh.
Krotky: PSE, sebagai organisasi non-profit tunduk pada peraturan audit yang berbeda dan aturan persetujuan yang lebih ketat daripada banyak bisnis non-profit lainnya. Kami selalu mengingatnya dan bekerja sama untuk menghasilkan solusi optimal yang akan memungkinkan alur persetujuan yang mudah dan jejak audit yang transparan untuk pengeluaran seperti permintaan pembelian, pesanan pembelian, pemindahan inventaris, dan tender.
Pelaporan yang transparan sangat penting bagi PSE dan semua stakeholder karena mereka harus memberi tahu donor tentang bagaimana donasi dibelanjakan, baik untuk biaya overhead, bantuan keuangan untuk orang-orang yang berisiko dalam membayar sewa, mengoperasikan pusat pelatihan kejuruan, atau mendistribusikan beras dan kebutuhan untuk orang-orang yang kurang mampu keluarga Khmer. Setiap program sosial yang dijalankan oleh PSE memiliki anggaran yang disetujui dan mereka harus memantau pengeluaran dengan cermat. Setiap pengeluaran tunggal perlu dipertanggungjawabkan dan ditugaskan ke departemen yang sesuai untuk tujuan yang benar.
6. Menurut Anda seberapa penting untuk memiliki analisis yang baik dan memahami persyaratan dan proses bisnis sebelum implementasi?
Muris: Langkah pertama yang penting adalah bagi klien untuk mengajukan permintaan proposal (RFP) terperinci yang menguraikan dengan tepat fungsi apa yang diperlukan dalam sistem baru. Hal ini memungkinkan mitra implementasi ERP untuk memberikan tanggapan yang lebih akurat untuk solusi yang direkomendasikan.
Kami menerapkan Manajemen Pembelian dan Stok di fase pertama, merombak tim Keuangan di fase kedua, dan menerapkan sistem POS enam bulan kemudian.
Seluruh implementasi berjalan sangat lancar dengan anggota tim Port Cities langsung bekerja di lokasi, memahami bagaimana segala sesuatunya dioperasikan secara internal, dan bertemu dengan pengguna akhir sistem.
Pengguna awalnya mengalami kesulitan dalam memvisualisasi bagaimana proses manual akan diubah secara digital. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki prototipe yang dapat membantu pengguna membayangkan dan menentukan kebutuhan mereka sendiri dan tentunya juga bagi Port Cities untuk mengembangkan dan menguji fitur berdasarkan kebutuhan ini.
Apa yang bisa kami tingkatkan adalah menjadi lebih gesit dalam hal metode pengembangan yang berarti setiap fitur kecil dikembangkan, diuji, dan disesuaikan, memungkinkan fleksibilitas sistem untuk dikerjakan.
Krotky: Faktor yang paling penting untuk keberhasilan proyek adalah memiliki analisa bisnis yang baik yang dapat mengambil bentuk yang berbeda, baik melalui RFP terperinci, atau kehadiran di tempat dan diskusi tentang keadaan apa adanya/yang akan terjadi yang dapat berlangsung beberapa hari sebelum pelaksanaan dimulai.
Dalam kasus PSE, kami mengusulkan untuk membagi proyek menjadi dua fase daripada melakukan semuanya sekaligus untuk memfokuskan perhatian kami pada lebih sedikit hal pada satu waktu. Implementasi secara bertahap membantu kami mengidentifikasi apa yang harus diprioritaskan dan menyempurnakan pengembangan setiap fitur satu per satu.
Fungsionalitas apa yang Anda butuhkan dalam sistem IT Anda?
7. Apakah Port Cities menyelesaikan proyek sesuai anggaran dan jadwal?
Muris: Ya, mereka dapat menyelesaikan proyek sepenuhnya dalam anggaran dan waktu yang disepakati.
Krotky: Ya, implementasi & kerjasama kami berhasil juga karena ekspektasi yang sangat jelas & saling menghormati antara PSE dan Port Cities. Karena, bagaimanapun, kesuksesan di balik implementasi ERP selalu dibagi antara kedua belah pihak - klien & penyedia layanan.
Selama implementasi, kami mengingat tujuan bersama - dan semua diskusi kami difokuskan pada bagaimana mencapainya bersama dalam waktu & anggaran yang disepakati, bahkan jika itu berarti kami perlu menyesuaikan beberapa persyaratan atau menerima pendekatan implementasi & metodologi yang sedikit berbeda.
8. Bagaimana komunikasi antara Anda dan tim PCV selama implementasi?
Muris: Komunikasi antara PSE dan Port Cities sangat mudah, terutama dengan anggota Port Cities yang bekerja di lokasi.
Dengan adanya anggota tim Port Cities di lokasi selama seluruh proses secara signifikan memfasilitasi komunikasi dan mempercepat laju kolaborasi dalam mengidentifikasi tantangan spesifik dan merancang/menguji solusi pada sistem Odoo.
Krotky: Dalam kolaborasi apa pun, kami berusaha untuk membangun proses komunikasi yang terdefinisi dengan baik, termasuk pertemuan proyek mingguan untuk memperbarui kemajuan dan memecahkan segala hambatan, serta pertemuan bulanan dengan steering committee dan sponsor proyek. Sangat penting untuk mendapat dukungan dari manajemen puncak. Jika ada perubahan, kami meningkatkan proses dan berkonsultasi dengan stakeholder terkait untuk memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama & bahwa keputusan yang tepat dibuat dan tepat waktu.
Komunikasi adalah kunci dalam setiap kerjasama. Faktanya, salah satu alasan utama mengapa implementasi ERP sering gagal adalah komunikasi yang tidak memadai antara penyedia layanan dan klien. Dalam kerjasama, ini adalah tentang menemukan kompromi antara biaya dan manfaat. Jika klien memahami hal ini, kesuksesan akan selalu dijamin.
9. Apa yang akan Anda rekomendasikan untuk organisasi lain dengan kompleksitas serupa untuk implementasi sistem ERP yang sukses?
Muris: Saya akan merekomendasikan mereka untuk secara jelas mendefinisikan kebutuhan dan proses mereka sebelum mendigitalkan ke sebuah sistem IT. Jika perlu, prosesnya perlu disederhanakan sebelum implementasi. Penting juga untuk mendapatkan dukungan dari manajemen yang memahami bahwa sistem baru mewakili peluang untuk merampingkan alur kerja dan membuat seluruh operasi lebih efisien.
Krotky: Dalam sistem akuntansi lama CIEL, entri jurnal harus didaftarkan secara manual dengan banyaknya dokumen kertas yang memakan waktu. Ini membutuhkan rekayasa ulang lengkap dari proses akuntansi dan praktik akuntansi dalam organisasi. Setelah diskusi dan demonstrasi yang ekstensif, kami dapat menetapkan solusi terbaik bersama untuk PSE beralih dari praktik akuntansi lama ke praktik akuntansi modern.
Untuk alur kerja yang kompleks dengan banyak tim dalam suatu organisasi, tim kami menyelesaikannya dengan membuat diagram alur kerja BPMN dengan tautan yang jelas ke entri akuntansi untuk setiap langkah dalam proses. Diagram ini membantu klien memiliki gambaran umum yang jelas dan visualisasi yang mudah dari proses mereka sebelum implementasi Odoo dan pemahaman di mana langkah manajemen perubahan akan terjadi.
10. Apakah mudah mempelajari cara menggunakan Odoo? Seberapa pengalamannya staf Anda dan apakah mereka dapat mempelajari dan menggunakan sistem baru?
Muris: Untuk pengguna akhir dengan literasi komputer terbatas, cukup mudah, itulah sebabnya PSE memilih sistem Odoo. Hanya butuh beberapa kali latihan dan pelatihan di awal.
Krotky: Perlu dipahami bahwa untuk karyawan yang lebih senior di PSE, standar kerja selama bertahun-tahun adalah bekerja dengan dokumen kertas fisik, bukan dengan versi digital dalam perangkat lunak atau aplikasi apa pun.
Dengan mengingat hal ini, kami memiliki 2 tujuan utama:
Memastikan bahwa UI sistem sangat intuitif, yang sering kali berarti penyesuaian validasi, sehingga hampir tidak mungkin untuk memasukkan data yang tidak valid.
Port Cities bertanggung jawab untuk melatih pengguna utama sistem, sementara PSE mengelola sesi pelatihan internal untuk semua pengguna akhir lainnya untuk memastikan mereka hafal prosesnya. Ini adalah praktik pelatihan yang sangat direkomendasikan untuk sebagian besar klien kami karena menghemat biaya konsultan dan memastikan bahwa pengguna akhir dilatih oleh orang dalam yang memiliki pemahaman menyeluruh tentang operasi organisasi mereka.
Port Cities bertanggung jawab untuk melatih pengguna utama sistem, sementara PSE mengelola sesi pelatihan internal untuk semua pengguna akhir lainnya untuk memastikan mereka hafal prosesnya. Ini adalah praktik pelatihan yang sangat direkomendasikan untuk sebagian besar klien kami karena menghemat biaya konsultan dan memastikan bahwa pengguna akhir dilatih oleh orang dalam yang memiliki pemahaman menyeluruh tentang operasi organisasi mereka.
11. Setelah satu tahun menggunakan sistem, bagaimana Odoo membantu meningkatkan operasi organisasi Anda secara keseluruhan serta di departemen tertentu?
Muris: Ada beberapa area di mana Odoo membantu meningkatkan proses dalam fungsi tertentu dan seluruh organisasi:
Sistem ini memungkinkan PSE untuk merestrukturisasi tim keuangan dan meningkatkan efisiensi. Tim pembelian sekarang memiliki visibilitas lengkap atas pembelian dan data inventaris sebelumnya, memungkinkan mereka untuk menganalisa kinerja masa lalu dengan lebih baik dan memperkirakan permintaan di masa mendatang. Selain itu, karena sistem POS sekarang terintegrasi dengan akuntansi, setiap transaksi secara otomatis dicatat dalam akuntansi, sehingga memudahkan pusat pelatihan kejuruan non-profit kami seperti restoran, toko souvenir, garasi, dan hotel untuk mencatat dan melaporkan transaksi harian mereka.
Secara keseluruhan, sistem ERP baru memfasilitasi pemerataan dan desentralisasi tanggung jawab dan pendelegasian tugas kepada individu yang tepat. Karyawan kami sekarang memiliki tanggung jawab yang jelas sebagai hasil dari peningkatan akses dan kontrol atas informasi, anggaran dan pengeluaran mereka.
Sistem ini juga dilengkapi dengan kemampuan pelaporan yang sangat berguna yang membantu masing-masing departemen memahami dan meningkatkan operasi mereka. Di sisi lain, sistem ini membebaskan lebih banyak sumber daya bagi seluruh organisasi dan manajemen puncak untuk fokus pada misi kami: memastikan bahwa anak-anak kurang mampu di Kamboja tumbuh menjadi anggota masyarakat yang utuh dan mandiri.
Krotky: Saya dan tim saya menghabiskan hampir satu tahun di Phnom Penh, bekerja sama dengan tim PSE. Banyak pekerjaan hebat telah dilakukan - hingga hari ini, kami menghabiskan lebih dari 7000 jam kerja untuk implementasi ini, dan kami masih terus meningkatkan sistem & memperkenalkan fitur baru secara bertahap.
Bagi saya, sebagai seorang manajer proyek, memang ada kepuasan tersendiri melihat sistem yang diterapkan benar-benar membawa manfaat. Staf PSE sekarang dapat fokus pada tugas yang lebih bermakna dan tugas administratif yang lebih sedikit, dan siswa dapat memperoleh manfaat dari organisasi yang lebih efisien karena lebih banyak donasi akan menjangkau mereka yang membutuhkan.
Sistem Enterprise Resource Planning bermanfaat untuk semua jenis organisasi, baik itu perusahaan non-profit, organisasi pemerintah atau non-pemerintah. Seringkali, LSM membutuhkan sistem yang lebih akurat, karena mereka harus mematuhi persyaratan hukum tertentu dan pelaporan yang tepat.
Hal terpenting adalah untuk merampingkan proses dan mengotomatisasi operasi sehingga karyawan dan sukarelawan dapat fokus pada apa yang benar-benar penting - seperti dalam kasus PSE, memberikan dukungan dan pendidikan kepada anak-anak, remaja & keluarga yang kurang mampu di Kamboja. Jangan ragu untuk menghubungi Port Cities untuk mendiskusikan bagaimana Odoo dapat membantu organisasi Anda menjadi lebih efisien.
