所在地： カンボジア、フランス、グローバル
業種： NGO
Odooユーザー数： 120
会社規模 ：大企業
導入期間 ：1年
導入モジュール： 会計、購買、販売、在庫、請求書発行、精算
Pour un Sourire d'Enfant (PSE) - For a Child's Smile（子供の笑顔のために）は、1995年にクリスチャン・デ・パリエールとマリー・フランス・デ・パリエール夫妻によって設立されたフランスの非営利団体です。この団体は、何千人ものカンボジアの子どもたちに適切な医療、教育、職業訓練を提供することで貧困から抜け出させ、最終的に社会の一員として自立できるようにするという、重要な人道的使命を担っています。
Port Citiesは、PSEのジェネラルディレクターのコンサルタントであるClement Muris氏と、Port Cities Vietnamのディレクターであり、このプロジェクトのシニアプロジェクトマネージャーとリードアナリストを務めたVojtech Krotky氏にインタビューを行いました。それでは、PSEがOdooを使ってどのように管理を強化し、カンボジアの6500人以上の危機的状況にある子供たちに支援を提供することができたのかをご紹介します。
1. 組織について簡単に教えてください。
Mr. Muris: Pour un Sourire d’Enfant (PSE) – For a Child’s Smile - は、1995年から外務省とのMOUに基づいてカンボジアで活動しているフランスの非営利団体です。PSEの使命は、深刻な苦難に見舞われている子どもたちを社会に復帰させ、安全で適切な環境を整えて、可能な限り高い資格を持って勉強や職業を学べるようにすることです。現地当局に認められているPSEは、カンボジアという国を十分に尊重し、カンボジア人とともに活動しており、その結果、国の持続的な発展を支えています。
PSEは、子どもたちのニーズに応えるため、栄養、医療、保護と宿泊、一般教育、職業訓練、家族支援という6つの主要プログラムを運営しています。
2019-2020年度、PSEは様々なプログラムで6,500人以上の子どもたちをお預かりしています。毎年300～400人の学生がPSE研究所を卒業しています。今日では、PSE職業訓練プログラムの合計5,000人の卒業生が、実際に資格のある職に就き、雇用市場にうまく溶け込んでいます。彼らは尊厳を持って生活し、家族を支えています。
PSEは、約650人のカンボジア人と5人のフランス人スタッフを雇用しています。さまざまな国から集まった300人のボランティアが、積極的に組織を宣伝し、寄付やスポンサーシップを通じて資金を集めています。
2000年、PSEはフランス共和国より「フランス人権賞」を授与されました。
2021年、PSEの創設者は、在カンボジアフランス大使から国家功労勲章コマンダーを授与されました。
2. Odoo以前に何か情報システムを使っていましたか？
Mr. Muris: Odooを導入する前は、限られた機能と基本的な会計機能を持つシンプルな会計システム（CIEL）や、人事システムなど、個別のスタンドアロンシステムを使用していました。また、非営利のレストラン、ホテル、ギフトショップ、その他職業訓練施設では、標準的なPOSシステムを使用していました。
Mr. Krotky: オールインワンのERPシステムを導入する前のお客様は、調達や会計など、相互に連携しているはずの特定の業務部門について、様々なスタンドアロンの情報システムやExcelシートを使用し、煩雑な事務処理や承認プロセスを行っているのが一般的です。
このように別々のシステムに情報が保存されていると、データの紛失や重複につながり、最終的には異なるデータセットを統合することが困難となり、効率的な報告ができなくなる。この問題は、正しく導入されたERPシステムであれば、すべてのデータを一箇所に保存することができます。
3. 新しいERPシステムに対する主な動機と期待は何だったのでしょうか？
Mr. Muris: それまで使っていた会計システムのベンダーがサポートとメンテナンスを終了したのです。そこで今回のプロジェクトでは、古い会計システムを置き換えるだけでなく、財務部門を近代化し、より多くの機能を提供できるツールをスタッフに提供して、部門の運営範囲を拡大することを目指しました。
購買のワークフローはコンピュータ化されておらず、すべて紙の帳票や請求書で行われていたため、情報を調べたり、調達活動を分析したり、経営判断をすることが困難でした。そこで考えたのが、購入機能の事務処理プロセスもデジタル化することでした。購入プロセスが自動化されれば、購入オーダー作成時の手入力のミスが減り、手書きの署名が不要になり、承認時の待ち時間も短縮されて、プロセスがよりスムーズで効率的になります。また、すべての購買情報を1つのシステムで管理することにより、完全な可視性が得られ、活動に関する分析を集約することができます。
新しいERPシステムでは、在庫管理の改善も目指しました。その中でも、主な在庫は大量の米（毎週平均8トン）で、毎週1,600世帯に配布されています。
以前は、すべてのデータが複雑なエクセルのスプレッドシートに保存されており、部門ごとにデータ入力のフォーマットが異なるため、入出庫の登録も手作業で行っていました。 自動在庫管理システムがあれば、手入力時のミスを減らし、データの紛失を防ぐことができます。
最も重要なことは、Odooでは、上記のすべてのプロセスをつなぐ統合モジュールによって、部門内のプロセスを合理化できると期待していたことです。異なる部門の4人がプロセスの様々な段階で同じ情報を入力する代わりに、このデータは最初に一度だけ入力すればよく、関係するすべての部門がその情報を見ることができるようにリンクされています。
統合されたERPシステムのおかげで、書類作成や手入力の手間が大幅に軽減され、人的資源をより有効に活用できるようになりました。ボランティアスタッフは、私たちの人道的ミッションに付加価値を与える、より重要な責務に集中することができます。— Mr. Clement Muris、PSEのゼネラルディレクターのコンサルタント。
Mr. Krotky: ERP は、組織のプロセスとワークフローに依存します。そのため、今回の導入では、まずPSEの会計・調達プロセスを理解し、それをリエンジニアリングして自動化することが自然な流れでした。PSE はプロセスとその要件に関する知識を、Port Cities は ERP に関する専門知識と最良の運用方法を提供しました。 ERP導入の成功は、この2つの間に共通の基盤を見つけることです。
私たちの最大の目標は、E2Eのワークフローをすべてデジタル化し、紙の書類をなくすことでした。このことを念頭に置いてシステム設計を行い、社内およびPSEのエンドユーザーとのE2Eテストですべてのフローを確認し、テストを行いました。
例えば、以前はハードコピーされた紙を最大5人で回していた承認プロセスが、今では数クリックでデジタルに実行できるようになりました。また、昔の取引を探す場合、以前は紙の書類でいっぱいの資料室に行ってハードコピーを探していましたが、今ではOdooで数回クリックするだけで情報を見つけることができます。
導入時には、ビジネスプロセスのオーナーやエンドユーザーをできるだけ早い段階から関与させ、組織内のチェンジマネジメントを開始させ、それをノウハウや業界のベスト・プラクティスと組み合わせるというスイートスポットを常に見つけなければなりません。
4. メインのERPソフトウェアとしてOdooを選択し、導入パートナーとしてポートシティを選んだ理由は？
Mr. Muris: PSEのITチームは、この地域（アジア）のERPサービスプロバイダーを徹底的に調査しました。Odoo、Microsoft Dynamics、Oracle、SAPなど様々なERPの選択肢がありましたが、その中にOdooパートナー2社を含むERP導入パートナーがありました。
受け取った10件の提案の中で、ポートシティズの提案は、最もよく構成されており、真摯な意思を持ち、新しいERPで解決しようとしているすべての課題に的確に対応していました。
第2段階では、候補となった3社のERP導入パートナーと会い、デモを行いました。その中で最も印象が良かったのは、Odooでした。Odooは非常に柔軟性が高く、ユーザーフレンドリーで、コンピュータのリテラシーが低い人でも簡単に使うことができました。他のシステムが変更や調整に強いと思われるのに対し、Odooは特定のビジネスニーズに適応し、カスタマイズが可能です。
Odooのもう一つの利点は、他の製品に比べて非常に手頃な価格であることでした。Odooでは、ユーザーごとに計算される非常に透明で公正なライセンスコスト構造により、財務リスクが低く、ROIが高いと感じました。
Port Cities社は、この地域での過去の顧客プロジェクトで経験と専門性を発揮し、より現実的な導入スケジュールと予測を提示してくれました。両社の規模を考えると、単なるビジネスパートナーシップを超えたレベルのカスタマーサポートとケアを提供してくれると確信していました。最も重要なことは、彼らがプロジェクトの期間中、カンボジアに主要なチームメンバーを派遣してくれたことであり、これはプロジェクトの成功に欠かせないものでした。
Mr. Krotky: お客様が明確な期待と要件を持ち、システムのビジョンや現状の理解について私たちと話し合えることは非常にありがたいことです。PSEの場合はまさにその通りで、オンラインや対面でのミーティングの際には、常に詳細を明らかにしてくれました。
また、より大規模な ERP 導入（数千時間）が予想される場合、初期分析、お客様の状況の理解、プロジェクトの計画には、50 人日の導入の場合よりも多くの時間がかかることを念頭に置くことが重要です。
Odoo ERPの導入方法についての情報が必要ですか？
5. どのようなモジュールを実装またはカスタマイズしましたか？また、どの部門が新しい変更に関与しましたか？
Mr. Muris: 会計、在庫、購買注文（PO）、そして完全にカスタマイズされた購買要求モジュールを導入しました。
Mr. Krotky: PSEは非営利団体であるため、他の多くの営利企業とは異なる監査規制や厳しい承認ルールの対象となります。私たちはそのことを常に念頭に置き、購入要求、発注書、在庫移動、入札などの経費について、簡単な承認フローと透明な監査証跡を可能にする最適なソリューションを一緒に考えました。
PSEとすべてのステークホルダーにとって、透明性の高い報告は非常に重要です。なぜなら、寄付金がどのように使われているかを寄付者に伝えなければならないからです。間接費、危機に瀕している人々の家賃支払いのための資金援助、職業訓練センターの運営、恵まれないクメール人家庭への米や生活必需品の配布などに使われています。PSEが運営する各ソーシャルプログラムには承認された予算があり、その支出を注意深く監視しなければなりません。支出のひとつひとつを説明し、目的に応じて適切な部署に割り当てる必要があるのだ。
6. 導入前にしっかりとした分析を行い、ビジネス要件やプロセスを理解することは、どの程度重要だと思いますか？
Mr. Muris: 重要な最初のステップは、クライアントが新しいシステムで必要とされる機能を正確に概説した提案のための詳細な要求（RFP）を提出することです。これは、ERP導入パートナーは、推奨されるソリューションのためのより正確な応答を提供することができます。
第1フェーズではPurchase and Stock Managementを導入し、第2フェーズではFinanceチームのリモデリングを行い、6ヶ月後にはPOSシステムを導入しました。
PortCitiesのチームメンバーが直接現場に赴き、社内での運用状況を把握し、システムのエンドユーザーに会うことで、導入全体が非常にスムーズに進みました。
ユーザーは当初、手動で行っていたプロセスがデジタルでどのように変化するかをイメージすることが困難でした。そのため、ユーザーが自分のニーズを想像・定義できるようなプロトタイプを用意し、Port Citiesがそのニーズに基づいて機能を開発・テストすることが不可欠です。
改善できた点は、開発手法をさらにアジャイルにして、小さな機能ごとに開発、テスト、調整を行うことで、システムの柔軟性を発揮できるようにしたことです。
Mr. Krotky: プロジェクトを成功させるための最も重要な要因は、優れたビジネス分析を行うことです。これには様々な形があり、詳細なRFPや、実装のキックオフ前に数日間にわたって行われるオンサイトでの立ち会いと現状/あるべき姿の議論などがあります。
PSEの場合は、一度にすべてを行うのではなく、2つのフェーズに分けて、より少ないものに集中して取り組むことを提案しました。段階的に実施することで、何を優先すべきかが明確になり、一つ一つの機能の開発を完璧に行うことができました。
あなたのITシステムにはどんな機能が必要ですか？
7. Port Citiesは予算とスケジュール内でプロジェクトを遂行しましたか？
Mr. Muris: はい、彼らは合意した予算とスケジュール内でプロジェクトを完全に遂行することができました。
Mr. Krotky: そうですね、PSEとPort Citiesの間で期待値と相互尊重が明確に設定されていたからこそ、私たちの導入と協力は成功したのだと思います。なぜなら、結局のところ、ERP導入の成功は、常にクライアントとサービスプロバイダーの双方が共有するものだからです。
導入時には、共通の目標を念頭に置き、合意されたスケジュールと予算の中で、いかにして一緒に目標を達成するかということに集中して話し合いました。たとえそれが、いくつかの要件を調整する必要があったり、若干異なる実装アプローチや方法論を受け入れる必要があったとしてもです。
8. 導入時のあなたとPCVチームのコミュニケーションはいかがでしたか？
Mr. Muris: PSEとPort Citiesの間のコミュニケーションは非常に簡単で、特にPort Citiesのメンバーが現場で働いていました。
プロセス全体を通してPort Citiesチームのメンバーが現場にいることで、コミュニケーションが円滑になり、具体的な課題の特定やOdooシステム上でのソリューションの設計・テストにおけるコラボレーションのペースが加速しました。
Mr. Krotky: どのようなコラボレーションにおいても、私たちは明確なコミュニケーションプロセスを確立することに努めています。例えば、週1回のプロジェクトミーティングで進捗状況を確認し、ボトルネックを解決したり、月1回のプロジェクトスポンサーとの運営委員会を開催したりしています。また、トップマネジメントのサポートも非常に重要です。何か変化があった場合には、プロセスをエスカレートさせ、関連するステークホルダーに相談し、全員が同じ見解を持ち、正しい判断が時間通りになされるようにしています。
どんな協力関係においても、コミュニケーションは重要です。実際に、 ERP 導入が失敗することが多い主な理由の一つは、サービス・プロバイダーとクライアントの間のコミュニケーションが不十分であることです。 協力関係においては、コストと利益の間の妥協点を見出すことが重要です。クライアントがこのことを理解していれば、成功はほぼ確実です。
9. ERPシステムの導入を成功させるために、同じような複雑さを持つ他の組織にどのようなことを勧めますか？
Mr. Muris: ITシステムでデジタル化する前に、自分たちのニーズやプロセスを明確に定義することをお勧めします。必要であれば、導入前にプロセスを簡素化する必要があります。また、新しいシステムがワークフローを合理化し、業務全体をより効率的にする機会であることを理解している経営陣の賛同を得ることも重要です。
Mr. Krotky: 従来の会計システムCIELでは、膨大な量の紙の書類を使って手動で仕訳を登録しなければならず、時間がかかっていました。このため、組織内の会計プロセスと会計慣行を完全にリエンジニアリングする必要がありました。議論とデモを繰り返した結果、PSEが古い会計処理から最新の会計処理に移行するための最適なソリューションを一緒に確立することができました。
組織内に複数のチームが存在する複雑なワークフローの場合、私たちのチームは、プロセスの各ステップの会計項目への明確なリンクを持つBPMNワークフロー図を作成することで解決しました。この図により、お客様はOdoo導入前のプロセスを明確に把握し、どのステップで変更管理が行われるのかを簡単に視覚化することができました。
10. Odooの使用方法を学ぶのは簡単でしたか？あなたのスタッフはどのくらい「IT経験」があり、新しいシステムを学んで使うことができましたか？
Mr. Muris: PSEがOdooのシステムを選んだ理由は、コンピュータの知識に乏しい最終的なユーザーにとっては非常に簡単だからです。最初のうちは多少の練習とトレーニングが必要なだけです。
Mr. Krotky: PSEの上級社員であっても、仕事の基準は何年も前から物理的な紙の文書を扱うことであり、ソフトウェアやアプリケーションでデジタル化されたものを扱うことではなかったことを理解する必要があります。
そのために、私たちは2つの大きな目標を掲げました。
システムのUIを非常に直感的なものにするために、バリデーションをカスタマイズして、無効なデータを入力することがほとんどできないようにしました。
Port Citiesはシステムの主要ユーザーのトレーニングを担当し、PSEは他のすべてのエンドユーザーがプロセスを暗記できるように社内トレーニングを実施しました。これは、コンサルタントのコストを削減し、エンドユーザーが組織の業務を完全に理解している内部の人間からトレーニングを受けることができるため、多くのお客様に推奨されているトレーニング方法です。
Port Citiesはシステムの主要ユーザーのトレーニングを担当し、PSEは他のすべてのエンドユーザーがプロセスを暗記できるように社内トレーニングを実施しました。これは、コンサルタントのコストを削減し、エンドユーザーが組織の業務を完全に理解している内部の人間からトレーニングを受けることができるため、多くのお客様に推奨されているトレーニング方法です。
11. 1年後、Odooは組織の全体的な運営や特定の部門の改善にどのように役立ちましたか？
Mr. Muris: Odooが特定の機能や組織全体のプロセス改善に役立った部分がいくつかあります。
これにより、PSEは財務チームを再構築し、効率を高めることができます。購買チームは、過去の購買実績や在庫データを完全に把握できるようになったため、過去の実績の分析や将来の需要予測がしやすくなりました。さらに、POSシステムが会計と統合されたことで、すべての取引が自動的に会計に記録されるようになり、レストラン、ギフトショップ、ガレージ、ホテルなどの非営利の職業訓練センターでは、日々の取引の記録と報告が容易になりました。
全体として、新しいERPシステムは、責任の平等な分配と分散、および適切な個人へのタスクの委任を促進します。情報、予算、経費へのアクセスと管理が改善された結果、従業員は明確な責任を持つことができるようになりました。
また、このシステムには非常に便利なレポート機能が付いており、各部門が業務を理解し、改善するのに役立ちます。一方で、組織全体やトップマネジメントにとっては、より多くのリソースが解放され、私たちのミッションである「カンボジアの恵まれない子どもたちが、豊かな人間性を備えた自立した社会人に成長すること」に集中できるようになりました。
Mr. Krotky: 私と私のチームは、PSEのチームと密接に協力しながら、約1年間プノンペンの現場で過ごしました。多くの素晴らしい仕事が行われました。今日まで、この実装に7000時間以上を費やしましたが、今でもシステムの改善や新機能の導入を少しずつ続けています。
プロジェクトマネージャーである私にとって、導入されたシステムが実際に利益をもたらしていることを確認することは、満足感につながります。PSEのスタッフは管理業務を減らしてより有意義な仕事に集中できるようになり、学生はより多くの寄付金が必要としている人々に届くようになり、より効率的な組織の恩恵を受けることができます。
企業資源計画システムは、営利企業、政府機関、非政府機関を問わず、あらゆる組織にとって有益です。NGOでは、特定の法的要件に準拠し、正確な報告を行う必要があるため、より精度の高いシステムが求められることがよくあります。
重要なのは、プロセスを合理化し、業務を自動化することで、従業員やボランティアが本当に重要なことに集中できるようにすることです。PSEの場合は、カンボジアの恵まれない子供や若者、その家族に支援や教育を提供しています。Odooが貴社の組織の効率化にどのように役立つかについては、 お気軽にPort Citiesまでお問い合わせください 。
