Moladin Finance Indonesia (MoFi) a dirigé l’unification des opérations commerciales du groupe Moladin au sein d’un seul système Odoo 16 Enterprise, remplaçant des outils déconnectés par des flux de travail intégrés, des achats à la comptabilité. Entièrement livré à distance, Portcities a mis en place un reporting financier conforme à l’OJK et positionné Odoo Chatter comme canal central de validation entre les départements. Le projet s’est déroulé du début 2023 à 2024.
- Nom de l'entreprise: Moladin Finance Indonesia (MoFi)
- Industrie: Services financiers / Société de financement
- Emplacement: Tour Sentra Raya, rue Iskandarsyah Raya No.1A, Melawai, Kebayoran Baru, Jakarta Sud, Indonésie
- Taille de l'entreprise: 500–800 employés (faisant partie du groupe Moladin)
- Échelle actuelle: Agréée et supervisée par l’Autorité des services financiers (OJK), Moladin Finance fournit des solutions de financement aux MPME dans toute l’Indonésie. Opère aux côtés des activités du groupe Moladin en soutenant l’inclusion financière à l’échelle nationale.
- Période de mise en œuvre : 2023-2024 (Phase 1 et 2)
- Systèmes mis en œuvre: Odoo 16 Enterprise (modules Employé, Achats, Stock, Comptabilité, Leasing personnalisé, Demande d’achat et Reporting financier)
Dans le cadre du paysage en pleine croissance de la finance digitale en Indonésie, Moladin Finance Indonesia (MoFi) se concentre sur l’autonomisation des Micro, Petites et Moyennes Entreprises (MPME) grâce à des solutions de financement accessibles et pilotées par la technologie. Opérant au sein du groupe Moladin et régulée par l’Autorité des services financiers d’Indonésie / Otoritas Jasa Keuangan (OJK), MoFi joue un rôle clé dans l’extension de l’inclusion financière à travers le pays.
Cependant, la croissance rapide de l’entreprise a introduit de nouveaux défis opérationnels. Chaque entité gérait ses propres systèmes et flux de travail, entraînant de multiples workflows et des inefficacités dans le reporting financier. Pour rationaliser les opérations et renforcer la visibilité, Moladin s’est associé à Portcities pour déployer une solution unifiée Odoo 16 Enterprise, intégrant plusieurs filiales dans une plateforme ERP unique, transparente et évolutive.
Briser les silos : un système unifié pour une entreprise en croissance
Avant la mise en œuvre d’Odoo, les départements de Moladin utilisaient des systèmes distincts qui ne communiquaient pas entre eux. La comptabilité, les achats et la finance fonctionnaient en silo, s’appuyant souvent sur la saisie manuelle de données et des feuilles de calcul. Des processus manuels reliaient deux systèmes ou plus qui ne pouvaient pas s’intégrer, ce qui entraînait des doubles saisies, des validations retardées et une absence de visibilité en temps réel à l’échelle du groupe Moladin.
Pour résoudre ces inefficacités, Moladin a entrepris de consolider ses opérations dans un environnement ERP intégré unique. L’objectif était d’abandonner les outils déconnectés et de mettre en place un système capable de :
- Intégrer les opérations de toutes les filiales de Moladin dans une seule plateforme Odoo.
- Fournir un accès transparent et en temps réel aux données financières et opérationnelles.
- Renforcer la conformité aux normes de l’OJK grâce à un reporting structuré et précis.
Le périmètre était ambitieux : fusionner les activités du groupe Moladin et de Moladin Finance dans un seul système opérationnel, tout en conservant les exigences spécifiques à chaque entité.
Concevoir un ERP intégré pour connecter chaque département
La mise en œuvre a débuté début 2023, à la suite d’une analyse détaillée des besoins métiers menée conjointement par Portcities et les équipes projet de Moladin. L’initiative a été scindée en deux projets parallèles : l’un pour les activités du groupe Moladin et l’autre pour Moladin Finance (MoFi). Les deux ont été menés simultanément jusqu’en 2024.
La solution a combiné les modules Odoo cœur (Employé, Achats, Stock, Comptabilité) avec des applications personnalisées adaptées aux opérations financières de Moladin, notamment la gestion de leasing, les demandes d’achat et le reporting financier personnalisé.
Pour aligner Odoo à la fois sur les standards de reporting du groupe et de l’OJK, Portcities a développé des rapports financiers avancés, notamment :
- Bilans et comptes de résultat (formats Groupe et OJK).
- Rapports de flux de trésorerie (directs et indirects).
- Balances âgées et rapports de leasing personnalisés.
En complément, un système complet de gestion de leasing a été développé pour gérer la gestion des contrats, le suivi des débiteurs, les échéanciers d’amortissement et le reporting financier, entièrement intégré aux workflows comptables. Le système de leasing couvrait l’ensemble du cycle de vie : création de contrat, gestion des débiteurs, calculs d’amortissement et reporting pour les décaissements, les incitations, les encaissements et les intérêts courus.
Des intégrations clés ont encore renforcé l’automatisation et la précision :
- Middleware pour les transactions de leasing.
- Intégration BCA pour les décaissements automatisés et le rapprochement bancaire MT940.
Des workflows d’approbation matriciels ont été mis en place sur les demandes d’achat, les bons de commande et les paiements sortants, permettant un contrôle d’approbation multi-niveaux entre les départements.
L’ensemble de la mise en œuvre a été hébergé sur l’infrastructure cloud de Moladin, gérée par ses équipes IT et DevOps internes. Cela a garanti la pleine maîtrise, la sécurité et la scalabilité du système.
S’adapter au changement grâce à une forte collaboration
Les projets ERP à grande échelle rencontrent souvent des difficultés de croissance, et la mise en œuvre de Moladin n’a pas fait exception. Les représentants internes de Moladin ont changé fréquemment, nécessitant des transferts de connaissances répétés. Les exigences métiers ont également évolué pendant le développement et la recette (UAT), rendant difficile la stabilité du périmètre.
Cependant, les deux équipes sont restées alignées grâce à une communication proactive et une coordination transparente. Des ateliers en ligne réguliers ont maintenu l’alignement des équipes. Point crucial, toutes les validations et décisions ont été documentées dans le log et le chatter d’Odoo, créant une piste d’audit qui a résisté aux changements de personnel.
Malgré ces évolutions, le projet a avancé sans retard. En 2024, Moladin avait réussi son go-live sur plusieurs sociétés, en faisant d’Odoo la colonne vertébrale opérationnelle pour les achats, la finance et la comptabilité, le tout géré à distance, de manière fluide.
Transformer l’automatisation en impact opérationnel réel
Le nouvel environnement Odoo est rapidement devenu le hub central de toutes les opérations financières au sein du groupe Moladin. Les processus manuels entre systèmes déconnectés ont été remplacés par des workflows intégrés, des achats jusqu’au paiement. Les données circulent désormais automatiquement entre les départements sans double saisie.
Depuis le go-live, Moladin Finance a atteint :
- Des workflows intégrés de la demande d’achat au paiement, reliés aux contrôles budgétaires.
- Une meilleure précision du reporting pour les besoins internes et réglementaires (OJK).
- Des validations plus rapides et plus transparentes grâce à des processus automatisés multi-niveaux.
- Des validations pilotées par la documentation en utilisant Odoo chatter comme canal principal, chaque décision étant enregistrée avec une piste d’audit complète.
En moins de deux ans, Odoo est devenu la colonne vertébrale opérationnelle de Moladin pour les achats, la comptabilité, la finance, les ventes et la facturation dans l’ensemble des entités du groupe.
Soutenir la croissance grâce à l’amélioration continue
Après un déploiement réussi, Portcities continue de travailler aux côtés de Moladin Finance et du groupe Moladin élargi dans le cadre d’un accord de support SLA 1. Le partenariat se concentre sur l’optimisation continue du système et l’amélioration opérationnelle entre les départements.
Avec Odoo 16 Enterprise comme fondation, Moladin Finance exploite désormais un écosystème financier robuste et intégré qui soutient à la fois l’efficacité au quotidien et les futures phases d’expansion.
“Portcities a été un partenaire fiable dans la transformation digitale de Moladin Finance. Grâce à la mise en œuvre d’Odoo 16 Enterprise, ils ont réussi à unifier nos opérations sur une plateforme unique, améliorant la visibilité, la gouvernance et la précision du reporting.
Leur équipe a démontré une forte expertise technique, une gestion de projet structurée et une communication constante tout au long du projet. Aujourd’hui, Odoo est notre système de référence pour les achats, la finance et la comptabilité, soutenant à la fois les contrôles internes et les exigences réglementaires.
Nous apprécions Portcities non seulement pour leur expertise, mais aussi pour leur engagement à long terme en tant que partenaire stratégique.”
Andy Yonatan, CFO, • Moladin Finance Indonesia
Plus qu’un intégrateur de systèmes : Portcities comme partenaire de long terme
Le projet Moladin Finance illustre comment une vision claire, une collaboration structurée et la bonne technologie peuvent conduire à une transformation significative. Moladin a remplacé des systèmes déconnectés dans quatre filiales par une seule plateforme Odoo 16 Enterprise.
Le résultat : des workflows intégrés des achats à la comptabilité, un reporting conforme à l’OJK et des validations transparentes pour 500 à 800 employés, le tout livré à distance.
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