Meskipun potensi peningkatan produktivitas sebesar 25%, 70% dari usaha kecil dan menengah (UKM) yang mengejutkan belum mengadopsi sistem ERP. Keraguan ini sering kali muncul karena ketidakpastian dalam memilih solusi yang tepat. Namun, untuk tetap bersaing dalam lanskap bisnis saat ini, Anda membutuhkan alat digital yang tepat.
Kunci kesuksesan terletak pada pemilihan sistem ERP dengan fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ini dapat mengubah cara Anda mengelola segalanya—dari akuntansi hingga hubungan pelanggan. Namun, dengan begitu banyak pilihan yang tersedia, bagaimana Anda tahu fitur mana yang benar-benar penting?
Artikel ini mencantumkan 7 fitur ERP teratas untuk meningkatkan efisiensi bisnis kecil Anda. Baik Anda menghadapi lembar kerja tak berujung atau menggunakan beberapa solusi perangkat lunak, fitur-fitur penting ini akan membantu Anda menyederhanakan proses dan mengambil kendali.
Apa itu Sistem ERP untuk Bisnis Kecil?
Enterprise Resource Planning (ERP) , atau ERP, adalah solusi perangkat lunak komprehensif untuk bisnis kecil dan menengah yang mengintegrasikan dan mengelola proses bisnis inti di berbagai departemen.
Ini mengelola segala hal mulai dari keuangan dan inventaris hingga hubungan pelanggan dan sumber daya manusia dalam satu platform terpadu dan dirancang untuk menyederhanakan operasi, meningkatkan efisiensi, dan memberikan pandangan terpusat tentang data bisnis.
Sistem ERP telah menjadi semakin penting bagi SME, memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data dan menyediakan skalabilitas yang diperlukan untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
Dengan analitik real-time dan proses otomatis, sistem ini membantu bisnis kecil bersaing secara lebih efektif di pasar yang semakin kompleks.
Bagaimana Memilih ERP Terbaik untuk Bisnis SME?
Ketika mempertimbangkan ERP untuk SME Anda, implementasi Odoo dapat menjadi solusi yang kuat karena fleksibilitas dan skalabilitasnya.
Namun, untuk memastikan hasil terbaik, penting untuk memulainya dengan memahami kebutuhan unik bisnis Anda dan area-area spesifik di mana dukungan ERP akan memiliki dampak terbesar.
Berikut adalah pendekatan langkah demi langkah untuk membantu Anda memilih sistem ERP yang ideal untuk SME Anda.
1. Mengidentifikasi Kebutuhan Bisnis Anda
Untuk memilih sistem ERP yang tepat, peta kebutuhan bisnis inti Anda. Identifikasi titik-titik masalah - seperti keterlambatan dari tugas manual, masalah akurasi data, atau kerjasama tim yang buruk - dan pertimbangkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk pertumbuhan, skalabilitas, dan efisiensi.
Penilaian ini membantu menentukan fitur-fitur penting: prioritaskan kemampuan inventaris dan rantai pasokan jika manajemen stok menjadi tantangan atau cari manajemen pelanggan yang kuat dan pelacakan pesanan jika layanan pelanggan menjadi kunci.
Memahami kebutuhan-kebutuhan ini akan mempersempit pilihan ERP, seperti Odoo, untuk menemukan yang paling cocok untuk bisnis Anda.
2. Mengevaluasi Solusi Perangkat Lunak ERP
Setelah Anda mengidentifikasi kebutuhan Anda, lakukan penelitian dan evaluasi berbagai solusi ERP yang melayani bisnis kecil.
Mencari sistem yang menawarkan fitur yang Anda butuhkan, memiliki reputasi baik di pasar, dan menyediakan dukungan pelanggan yang handal.
Pastikan ERP Anda memiliki fitur-fitur utama ini: fungsi bisnis inti (persediaan, penjualan, pembelian, SDM, dll.), integrasi antar departemen, alat laporan canggih, dan kemampuan akuntansi dan keuangan yang kuat.
3. Mempertimbangkan Opsi ERP Berbasis Cloud
Untuk banyak UKM, solusi ERP berbasis cloud menawarkan keuntungan utama dibandingkan dengan sistem on-premise. Mereka secara signifikan mengurangi biaya awal karena model langganan mereka dan menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras yang luas.
Cloud ERP juga lebih cepat untuk diimplementasikan, membutuhkan pemeliharaan TI yang lebih sedikit, dan menyediakan pembaruan otomatis. Kemampuan akses jarak jauhnya memungkinkan anggota tim untuk bekerja dari mana saja, yang ideal untuk bisnis dengan beberapa lokasi atau karyawan jarak jauh, meningkatkan produktivitas dan kolaborasi real-time.
Selain itu, cloud ERP sangat skalabel, memungkinkan penyesuaian yang mudah saat bisnis berkembang, menjadikannya pilihan yang dapat beradaptasi untuk SME yang dinamis.
Berikut adalah 7 Fitur ERP Terbaik untuk SME
1. Integrasi Modular
Arsitektur modular Odoo ERP adalah fitur unggulan yang memungkinkan bisnis mengintegrasikan operasi penting seperti akuntansi, manajemen hubungan pelanggan, manajemen inventaris, dan penjualan menjadi satu sistem yang padu.
Integrasi ini memfasilitasi berbagi data secara real-time, yang sangat penting untuk pengambilan keputusan tepat waktu dan efisiensi operasional. Odoo mempromosikan alur kerja yang efisien yang meningkatkan produktivitas departemen dengan menghilangkan sistem yang redundan.
Bagi UKM, ini berarti kompleksitas yang lebih rendah dan kolaborasi yang lebih baik, karena tim dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan tanpa penundaan atau kesalahpahaman.
Selain itu, sifat modular Odoo memungkinkan bisnis untuk mengimplementasikan hanya modul-modul yang mereka butuhkan pada awalnya, menjadikannya solusi yang hemat biaya yang dapat berkembang seiring waktu. Ketika kebutuhan baru muncul, modul tambahan dapat diintegrasikan dengan mulus, memastikan bahwa sistem ERP tetap relevan dan efektif seiring waktu.
Pendekatan ERP terintegrasi umumnya dapat mengurangi biaya operasional sebesar 23-35% dibandingkan dengan mempertahankan beberapa sistem mandiri, sambil juga meminimalkan kebutuhan rekonsiliasi data antara platform yang berbeda.
2. Dapat Dikustomisasi dan Dapat Diperbesar
Apa gunanya memiliki sistem yang tidak fleksibel? Beberapa perangkat lunak tidak dapat dikustomisasi, atau dapat disebut kaku, seperti kayu.
Namun, menggunakan sistem Odoo memungkinkan bisnis untuk mengkustomisasi modul berdasarkan kebutuhan mereka . Saat bisnis Anda berkembang, sistem akan mengalami peningkatan untuk menampung operasi yang lebih kompleks. Keberdayaan ini memastikan bahwa sistem ERP dapat berkembang seiring dengan bisnis, menampung operasi yang lebih kompleks saat mereka muncul.
Kemampuan untuk menyesuaikan fungsionalitas berarti bahwa UKM dapat membuat sistem yang mencerminkan proses dan alur kerja mereka yang unik. Misalnya, bisnis di industri yang berbeda dapat mengubah format pelaporan keuangan atau praktik manajemen persediaan untuk sesuai dengan standar industri atau preferensi pribadi.
Skalabilitas seperti ini sangat penting bagi UKM yang menjaga efisiensi tanpa perombakan sistem yang sering. Ini pada akhirnya menghemat waktu dan sumber daya sambil mendorong pengalaman pengguna yang lebih personal.
Fleksibilitas ini memungkinkan UKM untuk memulai dengan fungsionalitas dasar dan menambah fitur sesuai kebutuhan, menghindari jebakan umum membayar fitur yang tidak digunakan yang datang dengan solusi satu ukuran untuk semua.
3. Otomatisasi Alur Kerja
Odoo ERP unggul dalam mengotomatisasi proses yang berulang seperti pemrosesan pesanan, pelacakan inventaris, dan pelaporan keuangan. Dengan mengotomatisasi tugas-tugas ini, bisnis dapat secara signifikan mengurangi tenaga kerja manual dan meminimalkan kesalahan yang sering terjadi dalam proses manual. Otomatisasi ini meningkatkan produktivitas secara keseluruhan dan memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreativitas.
Menggunakan pembuat proses visual lebih menyederhanakan pembuatan proses otomatis, sehingga dapat diakses bahkan oleh pengguna tanpa keahlian teknis. Otomatisasi juga meningkatkan konsistensi dalam operasi; misalnya, pemberitahuan otomatis dapat menjaga tim tetap terinformasi tentang tingkat persediaan atau pesanan yang tertunda, memastikan bahwa tidak ada tugas penting yang terlewatkan.
Sebagai hasilnya, UMKM dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka sambil mengurangi biaya yang terkait dengan kesalahan dan pengawasan manusia.
Sebuah laporan McKinsey menyatakan bahwa otomatisasi manajemen pesanan dapat memotong waktu pemrosesan dari 2-3 hari menjadi 1-2 jam. Otomatisasi juga terbukti dapat mengurangi biaya sebesar 10-15%, dengan peningkatan yang signifikan dalam akurasi pesanan karena pengurangan entri data manual. Peningkatan ini dapat memiliki efek positif yang substansial pada profitabilitas akhir.
4. Pelaporan dan Analitik Lanjutan
Dalam lingkungan yang didorong oleh data saat ini, memiliki alat pelaporan dan analitik yang efektif sangat penting bagi UKM yang ingin mendapatkan keunggulan kompetitif. Implementasi Odoo ERP menyediakan kemampuan bisnis yang kuat dalam hal kecerdasan bisnis yang menawarkan wawasan waktu nyata ke berbagai aspek bisnis, termasuk keuangan, kinerja penjualan, dan interaksi dengan pelanggan.
Wawasan ini memungkinkan UKM untuk membuat keputusan berdasarkan data yang akurat daripada hanya berdasarkan intuisi.
Dengan fitur-fitur seperti dasbor yang dapat disesuaikan dan laporan terperinci, bisnis dapat secara efektif melacak indikator kinerja utama (KPI). Misalnya, tim penjualan dapat menganalisis tren dari waktu ke waktu untuk mengidentifikasi periode penjualan puncak atau mengevaluasi efektivitas kampanye pemasaran. Selain itu, analitik keuangan memberikan visibilitas terhadap pola arus kas, yang memungkinkan perencanaan anggaran dan peramalan yang lebih baik.
Dengan memanfaatkan wawasan ini, UMKM dapat menyesuaikan strategi mereka secara proaktif daripada reaktif, memastikan pertumbuhan dan profitabilitas yang berkelanjutan.
Kemampuan analitik prediktif dapat secara signifikan meningkatkan manajemen persediaan dengan memprediksi pola permintaan, seringkali mencapai tingkat akurasi yang bervariasi menurut industri dan kualitas data. Kemampuan ini adalah keuntungan penting dalam pasar yang sadar akan rantai pasokan saat ini, membantu bisnis mencegah kehabisan stok dan mengoptimalkan tingkat persediaan.
5. Opsi Penyediaan Cloud dan On-Premise
Odoo menawarkan penyediaan berbasis cloud dan on-premise, menawarkan fleksibilitas berdasarkan kebutuhan unik setiap bisnis. Penyediaan cloud memudahkan akses ke data dari mana saja, sejalan dengan tren Industri 4.0 dan lingkungan kerja jarak jauh di mana karyawan mungkin membutuhkan akses ke sistem di luar pengaturan kantor tradisional.
Fleksibilitas ini memastikan tim tetap produktif terlepas dari lokasi fisik mereka.
Sebaliknya, solusi on-premise memberikan kontrol yang lebih besar terhadap keamanan data dan kepatuhan terhadap persyaratan regulasi - pertimbangan penting untuk industri yang berurusan dengan informasi sensitif, seperti keuangan atau kesehatan. Opsi implementasi ganda ini memastikan bahwa SME dapat memilih yang terbaik untuk model operasional dan infrastruktur TI mereka tanpa mengorbankan fungsionalitas atau keamanan.
Menurut laporan, organisasi dapat mencapai pengurangan biaya operasional hingga 35% melalui strategi manajemen cloud yang efektif. Banyak penyedia layanan cloud menawarkan jaminan waktu aktif 99,9%, yang berkontribusi pada kelangsungan bisnis yang lebih baik.
6. Integrasi Pihak Ketiga
Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga adalah keuntungan signifikan dari kerangka kerja API terbuka Odoo. Fitur ini memungkinkan bisnis untuk memperluas fungsionalitas sistem ERP mereka tanpa kehilangan akses ke alat yang mereka andalkan. Baik itu mengintegrasikan dengan platform e-commerce seperti Shopify atau alat pemasaran seperti Mailchimp, komunitas pengembang Odoo yang luas mendukung berbagai integrasi yang meningkatkan kemampuan operasional.
Hal ini memastikan bahwa SME atau mitra Odoo dapat menciptakan ekosistem komprehensif yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka sambil memanfaatkan investasi teknologi yang sudah ada. Selain itu, integrasi yang mulus meminimalkan gangguan selama transisi antara sistem, memungkinkan bisnis untuk menjaga kontinuitas operasional sambil meningkatkan fungsionalitas keseluruhan mereka.
Kerangka kerja API terbuka memungkinkan bisnis untuk mengintegrasikan kemampuan baru dengan sistem yang sudah ada, memfasilitasi transisi yang lebih lancar dan potensial mengurangi waktu pelatihan dibandingkan dengan mengimplementasikan sistem yang benar-benar baru.
7. Opsi Penyediaan yang Fleksibel
Dukungan Odoo untuk implementasi berbasis cloud dan on-premise memungkinkan SME untuk menyelaraskan solusi ERP mereka dengan data, preferensi manajemen proyek, dan persyaratan regulasi mereka. Adaptabilitas ini penting bagi bisnis yang beroperasi di berbagai industri atau yang memiliki sumber daya TI yang beragam.
Misalnya, perusahaan di sektor yang sangat diatur mungkin lebih memilih solusi on-premise untuk pengendalian yang lebih baik terhadap data sensitif. Sebaliknya, yang lain mungkin memilih solusi cloud karena biaya awal yang lebih rendah dan persyaratan pemeliharaan yang lebih sederhana.
Dengan menawarkan berbagai pilihan implementasi, Odoo memastikan aksesibilitas bagi semua jenis organisasi sambil menjaga kinerja yang tangguh di berbagai infrastruktur.
Fleksibilitas ini memungkinkan bisnis mencapai kepatuhan regulasi di berbagai wilayah sambil menjaga persyaratan kedaulatan data, yang penting bagi perusahaan yang merencanakan ekspansi internasional.
Semua Fitur Terbaik dalam Sistem ERP Odoo
Memiliki perangkat lunak ERP yang tepat dapat menjadi perbedaan antara berjuang dengan operasi sehari-hari dan mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan. Odoo ERP menawarkan rangkaian fitur komprehensif yang dirancang untuk mengatasi tantangan umum SME.
Dari manajemen data yang terpadu melalui integrasi modular yang menyatukan akuntansi, CRM, inventaris, dan penjualan hingga fleksibilitas kustomisasi dan otomatisasi, fitur-fitur ini bekerja bersama untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien berbasis data. Bisnis dapat menyesuaikan sistem ini dengan kebutuhan mereka sendiri daripada menyesuaikan proses mereka dengan perangkat lunak.
Dengan berfokus pada fitur-fitur utama ini saat mengimplementasikan sistem ERP, SME dapat membangun dasar yang kuat untuk pertumbuhan sambil menjaga efisiensi operasional.
Siap untuk mengubah operasi bisnis Anda? Hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut tentang mengimplementasikan sistem ERP yang sejalan dengan tujuan Anda.
