Bingung tentang bagaimana mengelola inventaris dan penjualan secara bersamaan? Dalam bisnis ritel, kemampuan untuk melakukan banyak tugas dalam sekali waktu sangat diperlukan karena bekerja di lingkungan yang cepat akan membantu bisnis Anda bertahan.
Namun, hal ini bukanlah tugas yang mudah untuk dilakukan. Mencoba mengatasi semua itu sendirian dapat berakibat fatal. Itulah mengapa platform Enterprise Resource Planning (ERP) akan menjadi solusi utama.
Terdengar familiar? Mari kita telusuri lebih detail tentang tantangan yang dihadapi toko retail saat pedagang mulai menggunakan platform ERP dan cari tahu bagaimana mengatasinya!
Sounds familiar? Let's dig into more detail on these challenges that stores face when retailers start using an ERP platform and figure out how to tackle them!
Apa itu ERP?
Platform ERP adalah serangkaian aplikasi yang dapat disesuaikan sehingga memungkinkan Anda sebagai pedagang ritel untuk mengintegrasikan dan mengelola semua proses bisnis utama dalam industri ritel. ERP menyediakan solusi manajemen yang cepat, sederhana, dan dapat diandalkan untuk menjalankan bisnis lebih efisien.
Platform ERP memberikan informasi secara real-time. Anda dapat melihat apa yang terjadi di toko ritel Anda saat ini tanpa perlu menunggu laporan masuk. Ini juga dapat menggabungkan semua saluran penjualan yang berbeda, mulai dari toko online, toko fisik, dan saluran penjualan lainnya yang dimiliki bisnis ritel Anda dari satu platform.
Menggunakan platform ERP dalam ritel juga bisa membantu mengendalikan inventaris dengan lebih baik. Anda dapat melihat secara tepat berapa banyak stok yang Anda miliki, di mana letaknya, dan kapan Anda perlu memesan ulang. Katakan “selamat tinggal” pada kehabisan stok dan kelebihan stok, yang terkadang membuat salah penghitungan.
Setelah membahas gambaran singkat tentang ERP, mari kita cari tahu apa tandangan yang ada dalam penggunaan platform ERP di bisnis ritel.
Tantangan untuk Bisnis Ritel
1. Tantangan Strategi
Tantangan pertama dari implementasi platform ERP dalam bisnis ritel Anda adalah tantangan strategi. Ini termasuk mendapatkan dukungan dari manajemen puncak, mengalokasikan sumber daya dengan benar, dan menangani perubahan dalam manajemen secara efektif.
1.1. Dukungan Top Manajemen
Mendapatkan dukungan dari manajemen adalah faktor kunci dalam implementasi yang sukses dari platform ERP dalam bisnis ritel. Bagaimana kita bisa mendapatkan dukungan yang diharapkan?
- Menunjukkan bagaimana tujuan Anda untuk menggunakan platform ERP sejalan dengan keuntungan perusahaan dan bagaimana perubahan yang diusulkan akan didanai.
- Menjalankan rencana organisasi dengan baik dengan manajemen menengah untuk mendefinisikan informasi dari top manajemen dan menginspirasi manajemen rendah untuk melakukan perbaikan.
- Memberikan harapan dan panduan yang jelas kepada manajer tingkat bawah agar bisa membantu mencapai dukungan top manajemen.
1.2. Alokasi Sumber Daya
Mengimplementasikan platform ERP dapat menghadapi tantangan dalam cara mengalokasikan sumber daya yang diperluka. Hal ini dapat menyebabkan masalah yang berkelanjutan, seperti keterlambatan, peningkatan biaya, dan karyawan yang bekerja terlalu keras.
Jangan khawatir, bagaikan cahaya di ujung terowongan! Jika Anda dapat berhasil mengimplementasikan platform ERP, mungkin akan mengarah pada berbagai manfaat, seperti peningkatan efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas.
Bagaimana mengantisipasinya?
Pertama, Anda dapat membuat rencana implementasi platform ERP yang tepat. Setelah itu, komunikasikan rencana tersebut secara efektif di seluruh organisasi. Terakhir, pastikan Anda memiliki rencana alokasi sumber daya yang solid.
1.3. Manajemen Perubahan yang Efektif
Menggunakan platform ERP dalam bisnis ritel mungkin menciptakan manajemen perubahan yang efektif. Bagaimana cara mencapai kesuksesan implementasi ERP dalam bisnis ritel?
- Mendapatkan dukungan pembeli
- Menjaga keterlibatan pembeli
- Menempatkan prioritas pada keterlibatan pembeli
- Menyesuaikan pesan berdasarkan audiens
- Menilai dampak perubahan
2. Tantangan Teknis
Saat melakukan implementasi platform ERP dalam bisnis ritel,, jangan terkejut saat menemukan beberapa tantangan teknis seperti migrasi data, penyesuaian penggunaan ERP berdasarkan kebutuhan bisnis, melakukan pengujian, dan melakukan evaluasi secara menyeluruh.
2.1. Migrasi Data dan Integrasi
Migrasi sejumlah data dari sistem terdahulu ke platform ERP baru perlu dilakukan dengan akurat. Proses ini bisa kompleks dan memakan waktu, terutama bagi pedagang ritel yang baru menggunakan platform ERP.
Butuh beberapa tips? Ikuti langkah-langkah ini:
- Tentukan data mana yang perlu disortir dan dipindahkan, termasuk produk, vendor, pelanggan, data transaksi, informasi penjualan, dan faktur.
- Soroti jenis data tertentu dan pastikan pemuatan yang akurat ke platform baru.
- Lakukan perencanaan yang tepat sebelum migrasi data.
- Buat komunikasi yang efektif dalam tim untuk menghindari ketidakcocokan data.
- Bangun kemitraan yang kuat dengan vendor ERP untuk mendapatkan bantuan penuh.
2.2. Kustomisasi dan Integrasi
Dalam bisnis ritel, kustomisasi mungkin diperlukan untuk memastikan ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis. Pada saat yang sama, hal ini dapat meningkatkan kompleksitas dan juga bisa mengganggu sistem yang berjalan.
Anda bisa mencoba untuk menyeimbangkan kustomisasi sistem dengan standarisasi. Namun, Anda harus ingat bahwa ini perlu dilakukan secara menyeluruh. Berhati-hatilah saat Anda melakukan hal tersebut, karena perlu memastikan bahwa platform ERP memenuhi persyaratan khusus.
Terakhir, saat segalanya telah disesuaikan dan terintegrasi, ingatlah untuk melakukan pemeliharaan yang tepat. Menjaga manfaat standarisasi akan membantu Anda untuk memperlancar proses pemeliharaan dan menciptakan integrasi yang lancar dengan sistem lainnya.
2.3 Pengujian dan Jaminan Kualitas
Anda mungkin sudah tahu bahwa platform ERP dapat disesuaikan untuk memenuhi persyaratan yang cukup unik dalam bisnis Anda, bukan?
Namun masalahnya adalah, kustomisasi berlebihan dapat menyebabkan kompleksitas dan meningkatkan upaya pemeliharaan. Coba langkah ini sebagai antisipasi:
- Buat perencanaan yang komprehensif
- Tentukan tujuan dan jangka waktu yang jelas
- Berhati-hati dengan pemetaan data dan transformasinya
2.4 Dukungan Pasca-implementasi
- Pilih vendor ERP yang menawarkan dukungan pasca-implementasi yang dapat diandalkan
- Investasikan dalam program pelatihan komprehensif untuk memastikan penggunaan yang lancar
- Buat komunikasi terbuka dengan karyawan dan pihak terkait tentang proses dukungan
3. Tantangan Operasional
Ketika Anda memulai untuk berbisnis ritel, lakukan proses operasional dari awal hingga akhir adalah titik kunci untuk mengukur kesuksesan. Itulah mengapa Anda akan menghadapi tantangan operasional saat mengimplementasikan platform ERP. Temukan trik untuk mempertahankan bisnis di bawah ini,
3.1 Adopsi Pengguna dan Pelatihan
Melatih karyawan untuk menggunakan platform ERP baru adalah sebuah tantangan. Cobalah beberapa strategi berikut untuk mengantisipasi:
- Sediakan modul pelatihan yang dipersonalisasi dan disesuaikan dengan peran serta kebutuhan masing-masing karyawan.
- Workshop secara langsung.
- Libatkan top manajemen dan kepemimpinan dalam proses pelatihan untuk memotivasi karyawan.
- Mengintegrasikan manajemen perubahan dengan modul pelatihan.
- Menyediakan komunikasi yang jelas tentang manfaat platform ERP.
- Dapatkan feedback penggunaan dari karyawan melalui survei setelah sesi pelatihan selesai.
3.2 Gangguan saat Proses Berjalan
Implementasi platform ERP dalam bisnis ritel Anda dapat menyebabkan masalah saat masa implementasi. Berikut cara mengatasinya:
- Rencanakan potensi waktu henti dan siapkan tindakan darurat untuk meminimalkan dampak pada penjualan, layanan pelanggan, dan proses rantai dengan pemasok barang.
- Komunikasi terbuka dengan karyawan dan pemangku kepentingan tentang jadwal implementasi dan gangguan yang diharapkan untuk mengurangi dampaknya.
- Lakukan analisis manfaat biaya yang menyeluruh dan cari peluang penghematan biaya.
- Buat perencanaan yang tepat, komunikasi yang efektif, dan kemitraan yang kuat dengan vendor ERP.
3.3 Menyelesaikan Proses Integrasi
Menyelesaikan proses integrasi untuk platform ERP dalam bisnis ritel adalah hal yang sulit. Ada beberapa cara untuk mengatasi tantangan ini. Pertama, Anda harus menilai kebutuhan bisnis ritel secara cermat.
Selanjutnya, Anda harus menetapkan anggaran yang realistis untuk implementasi ERP. Penting juga untuk memilih solusi yang dapat beradaptasi dan berkembang dengan bisnis ritel Anda. Kemudian, Anda dapat memberikan prioritas integrasi yang mulus dengan platform penjualan online.
Sebagai pemilik bisnis ritel, ingatlah untuk memilih platform ERP yang efektif dalam mengelola pesanan online, inventaris, dan data pelanggan. Pilihan ini akan membantu bisnis Anda tumbuh lebih baik dengan penggunaan ERP.
3.4 Fleksibilitas yang Kurang Memadai
Jika bisnis ritel Anda baru mulai mengimplementasikan platform ERP, hal ini dapat menciptakan fleksibilitas yang kurang memadai dalam sistem. Coba beberapa tips yang bisa Anda coba:
- Tangani masalah kustomisasi dan kompleksitas secara detail.
- Pertahankan proses dan alur kerja dalam operasi ritel, bahkan dengan adanya platform ERP baru yang sesuai dengan kompleksitas ini.
- Buat perencanaan yang hati-hati dan kerja sama antara tim Anda dan vendor ERP untuk menyeimbangkan kustomisasi, fungsionalitas, dan fleksibilitas.
3.5 Resistensi Karyawan terhadap Perubahan
Sebagai pemilik bisnis ritel, Anda mungkin mengalami kesulitan dalam menangani resistensi karyawan terhadap perubahan. Ini termasuk perubahan dalam sistem kerja.
Anda dapat berinvestasi dalam program pelatihan komprehensif yang membantu karyawan memahami sistem baru dan bagaimana hal itu akan menguntungkan mereka. Ini berarti pelatihan akan melibatkan end-user dalam proses pengambilan keputusan dan menunjukkan manfaat ERP untuk mendorong pengalaman pengguna yang lebih baik.
Hal lain yang dapat Anda lakukan adalah menciptakan aliran komunikasi terbuka di mana karyawan dan pemangku kepentingan diinformasikan tentang jadwal implementasi dan gangguan yang diharapkan. Cara ini akan membantu mendapatkan aspirasi karyawan dan mengurangi resistensi terhadap perubahan.
3.6 Tidak Mencermati Vendor dengan Baik
Memilih vendor ERP yang tepat untuk bisnis Anda tidaklah mudah. Tetapi hal ini bisa dicapai dengan menerapkan strategi berikut:
- Kumpulkan persyaratan yang tepat dan lakukan manajemen proyek untuk memastikan bahwa organisasi fokus pada hal yang tepat.
- Cari bantuan eksternal dan objektif untuk memandu proses dan memastikannya fokus pada aspek yang tepat dari setiap platform.
- Terapkan taktik untuk melindungi perusahaan dari risiko dan jebakan saat proses memilih perangkat lunak.
- Tanyakan pada vendor ERP pertanyaan yang tepat, seperti menanyakan tentang pengalaman mereka, referensi pelanggan, pengetahuan industri, dan tim implementasi.
3.7 Biaya Pemeliharaan
Everything in terms of business improvement is highly related to cost, including maintenance. It goes the same with implementing ERP platforms in your retail business. Ways to overcome this challenge:
Semua hal dalam hal peningkatan bisnis sangat terkait dengan biaya, termasuk pemeliharaan. Hal ini berlaku juga dengan mengimplementasikan platform ERP dalam bisnis ritel Anda.
Cara mengatasi tantangan ini, pertama, tangani poin-poin penting seperti dukungan vendor, penilaian dampak, migrasi data, pemantauan, skalabilitas, dan pertimbangan keamanan. Dengan memprioritaskan poin-poin ini, Anda dapat meminimalkan gangguan dan memaksimalkan manfaat dari platform ERP.
Selanjutnya, platform ERP dapat membantu menyelesaikan tantangan pemeliharaan dengan menyediakan pembaruan secara berkala, pemeliharaan, dan promosi opsi perangkat lunak sepanjang tahun. Ini membantu mengurangi biaya operasional dan modal. Dengan ini, tim Anda dapat fokus pada tugas yang menambah nilai seperti inovasi atau pengembangan.
3.8 Kurangnya Pemahaman
Terakhir, tapi tidak kalah penting, kurangnya pemahaman ketika tim Anda baru mengenal platform ERP. Berikut beberapa tips untuk Anda:
- Lakukan penilaian menyeluruh terhadap kebutuhan bisnis dan lingkungan teknologi.
- Buat fase perencanaan yang mudah dimengerti dan memastikan bahwa platform ERP sejalan dengan persyaratan khusus perusahaan.
- Investasikan dalam program pelatihan komprehensif dan strategi manajemen perubahan untuk memastikan adopsi pengguna yang lancar dan menghindari resistensi.
- Libatkan referensi vendor dan pelajari evaluasi vendor secara mendalam.
- Baca referensi tentang vendor sebanyak-banyaknya.
Ada banyak hal yang harus dipertimbangkan. Namun, jangan khawatir, dengan beberapa perencanaan yang hati-hati dengan orang yang tepat, hasilnya bisa besar.
Kami berbicara tentang proses yang lebih lancar, kumpulan data yang lebih baik, dan wawasan yang benar-benar mengubah permainan. Tentu, akan ada rintangan di sepanjang jalan, tetapi dengan pendekatan yang tepat, platform ERP dapat membawa permainan ritel Anda ke level yang baru.
Jika Anda mencari platform ERP, Odoo mungkin yang cocok dengan Anda! Dengan biaya operasional yang murah serta adanya pendampingan integrasi sistem secara berkala dari tim kami. Hubungi tim Portcities dan kami pasti akan membantu Anda melaluinya.
Klik di sini untuk dihubungi oleh tim kami. Senang membantu kebutuhan Anda!
If you’re looking for an ERP platform to try, Odoo might be the one for you! Odoo is suitable for your every retail business streamlines. Care to find out more about Odoo? Reach out to the Portcities team and we will definitely help you through.
Click here to be contacted by our team. Pleasure to assist with your needs!