Apakah Anda sedang berjuang dengan ketidak efisienan, kebutuhan akan lebih banyak standarisasi, atau tantangan dalam pelaporan dan analisis data di perusahaan Anda?
Jika ya, Anda akan ingin mengetahui bagaimana Portcities memanfaatkan kekuatan Odoo ERP untuk menyederhanakan operasi kami, standarisasi proses di beberapa cabang, otomatisasi tugas, dan meningkatkan kolaborasi.
Kami akan menjelajahi bagaimana kami memanfaatkan Odoo untuk mengatasi masalah umum ini, memberikan wawasan berharga bagi perusahaan yang menghadapi tantangan serupa.
Halo, saya Gaspard, CEO dan Co-founder Portcities, mitra Odoo terkemuka di Asia. Saya akan berbagi pengalaman kami menggunakan Odoo ERP dan bagaimana hal itu telah membantu kami mencapai tujuan dan mengembangkan operasi bisnis.
Sebagai mitra Odoo, kami menggunakan Odoo sebagai platform inti untuk menyampaikan solusi berkualitas tinggi kepada klien kami. Kami memiliki lebih dari 200 ahli Odoo yang dapat menangani proyek-proyek kompleks dan menyediakan pelatihan dan dukungan Odoo. Kami juga menggunakan Odoo untuk menjalankan operasi bisnis dan proses.
Dalam artikel ini, saya akan memberikan gambaran tentang bagaimana kami menggunakan Odoo di bisnis kami dan manfaat dan hasil apa yang telah kami capai. Saya juga akan berbagi beberapa praktik terbaik dan pelajaran dari penggunaan Odoo. Saya harap Anda akan menemukan artikel ini membantu dan informatif.
Perencanaan Bisnis
Model bisnis kami didasarkan pada dua sumber pendapatan utama: menjual proyek (waktu konsultan) dan menjual langganan (dukungan, server). Kami menyampaikan solusi berkualitas tinggi kepada klien kami menggunakan Odoo ERP sebagai platform inti. Kami memiliki 200 karyawan yang dapat menangani proyek-proyek kompleks di berbagai industri, seperti manufaktur, perdagangan, e-commerce, ritel, dan layanan. Kami juga menawarkan pelatihan dan dukungan Odoo untuk membantu klien kami mendapatkan yang terbaik dari sistem Odoo mereka, dan kami membantu mitra Odoo lainnya dengan proyek-proyek kompleks, dukungan, dan infrastruktur lanjutan.
Operasi bisnis dan proses utama kami adalah:
1. Proyek:
Kami menarik dan menangkap calon pelanggan untuk layanan kami dari berbagai saluran seperti situs web kami, blog, pemasaran email, otomatisasi email, media sosial, acara, referensi, dan kemitraan. Kami menggunakan situs Odoo website untuk menangkap dan mengelola prospek ini di modul CRM kami. Ini memungkinkan kami untuk melacak sumber dan kualitas masing-masing prospek, menugaskan mereka ke penjual yang tepat, dan mengikuti mereka dengan efektif.
2. Penjualan:
Kami mengubah prospek menjadi peluang dan pelanggan menggunakan modul CRM kami. Kami melacak kemajuan setiap kesepakatan, menetapkan prioritas kepada penjual, menjadwalkan aktivitas, mengirim penawaran, dan mengikuti pelanggan. Kami juga menggunakan Sales module untuk membuat pesanan penjualan dan kontrak. Untuk pendapatan berulang, kami menggunakan modul Langganan untuk mengelola langganan dan faktur. Ini memungkinkan kami untuk mengotomatisasi proses penagihan dan memastikan kepuasan pelanggan.
3. Pengiriman dan penagihan:
Kami memberikan proyek kepada klien sesuai dengan kebutuhan dan harapan mereka menggunakan modul Proyek. Kami membuat tahap proyek, tugas, sub-tugas, batas waktu, dan assignee. Kami juga mencatat waktu yang dihabiskan pada setiap tugas menggunakan modul Timesheet. Kami melacak kemajuan setiap proyek dan berkomunikasi dengan anggota tim dan klien menggunakan fitur obrolan. Kami juga menggunakan modul Penagihan untuk menghasilkan faktur berdasarkan waktu yang dihabiskan atau persentase penyelesaian. Ini memungkinkan kami untuk mengendalikan kualitas dan profitabilitas setiap proyek dan memastikan pembayaran tepat waktu.
4. Manajemen dukungan:
Kami memberikan dukungan kepada klien kami setelah pengiriman proyek menggunakan modul Helpdesk kami. Kami membuat tiket untuk setiap permintaan dukungan dan menugaskan mereka kepada agen dukungan. Kami juga memantau status setiap tiket dan berkomunikasi dengan klien menggunakan fitur obrolan. Kami juga menggunakan beberapa alat pemantauan server untuk memastikan ketersediaan dan kinerja server kami. Ini memungkinkan kami untuk mempertahankan tingkat kepuasan dan loyalitas pelanggan yang tinggi..
5. Akuntansi & SDM:
Kami menggunakan Odoo untuk mengelola Akuntansi (pencatatan dan pelaporan keuangan) dan SDM (rekrutmen, manajemen karyawan, cuti, pengeluaran, penilaian). Kami menggunakan Accounting module untuk mencatat transaksi, mengeluarkan faktur, mendaftarkan pembayaran, mendamaikan laporan bank, menghasilkan laporan keuangan, dan mengelola pajak. Kami menggunakan HR module untuk mengelola profil karyawan, kontrak, cuti, timesheet, penilaian, dan pengeluaran. Kami juga menggunakan modul SDM untuk mengelola proses rekrutmen kami, mulai dari memposting lowongan pekerjaan, menyaring kandidat, melakukan wawancara dan merekrut karyawan baru. Ini memungkinkan kami untuk menyederhanakan proses akuntansi dan SDM kami dan mematuhi regulasi lokal.
Implementasi Odoo
Kami telah mengimplementasikan modul Odoo untuk hampir setiap aspek operasi bisnis dan proses kami. Kami menggunakan aplikasi Odoo yang berbeda tergantung pada proses yang kami lakukan. Misalnya, kami menggunakan Situs Web, Blog, Pemasaran Email, Otomatisasi Email, dan CRM untuk penghasilan prospek. Kami menggunakan CRM, Penjualan, dan Langganan untuk penjualan.
Kami juga menggunakan modul Odoo lainnya seperti Akuntansi, E-commerce, Situs Web, SDM, dan banyak lagi. Modul-modul ini membantu kami mengotomatiskan dan mengoptimalkan berbagai aspek bisnis kami.
Hasil dan Keuntungan
Odoo telah membantu kami meningkatkan efisiensi, produktivitas, pelaporan, kolaborasi, dan komunikasi di seluruh departemen kami. Berikut adalah beberapa manfaat yang telah kami capai:
- Proses terstandar untuk 10 negara: Odoo memungkinkan kami untuk membuat standar tentang proses dan alur kerja di sepuluh kantor di Asia. Kami dapat menggunakan sistem Odoo yang sama untuk semua cabang kami dan memastikan konsistensi serta kepatuhan. Kami juga dapat berbagi praktik terbaik dan pengetahuan di antara cabang kami dan meningkatkan kinerja.
- Pembuatan laporan dan KPI semua cabang dan grup secara otomatis dengan dashboard BI: Kami memiliki integrasi sistem akuntansi multi-perusahaan dengan Odoo, yang membantu kami mendapatkan data terstandarisasi di semua tim dan wilayah. Menggunakan alat BI eksternal, kami dapat menghasilkan laporan KPI dan dashboard canggih yang menunjukkan kepada kami kinerja setiap cabang, setiap departemen, setiap proyek, setiap klien, dan banyak lagi. Ini membantu kami memantau kinerja dan membuat keputusan berdasarkan data.
- Otomatisasi proses faktur, pelaporan proyek: Odoo memungkinkan kami untuk mengoptimasi beberapa proses kami, seperti faktor dan pelaporan proyek. Kami dapat menghasilkan faktur secara otomatis berdasarkan waktu yang dihabiskan atau persentase penyelesaian setiap proyek. Ini menghemat waktu dan sumber daya kami serta mengurangi kesalahan.
- Kemudahan kolaborasi, terutama dengan CRM dan Tasks: Odoo telah memfasilitasi kerja sama antar anggota tim dan klien kami. Kami juga dapat berbagi informasi dan dokumen menggunakan modul CRM atau aplikasi Tasks dengan semua tim kami secara global. Ini meningkatkan kerja tim dan layanan pelanggan.
Ingin tahu bagaimana cara mengimplementasikan Odoo dalam bisnis?
Kami menawarkan implementasi yang tepat untuk bisnis dengan berbagai ukuran.
Praktik Terbaik dan Pelajaran yang Dipelajari
Kami telah mempelajari beberapa pelajaran berharga dan praktik terbaik dari penggunaan Odoo. Berikut beberapa di antaranya:
- Gunakan Odoo standar sebanyak mungkin: Odoo adalah platform yang sangat dapat disesuaikan yang memungkinkan Anda menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda. Namun, Anda harus berhati-hati agar tidak terlalu menyesuaikannya dan kehilangan manfaat dari standarisasi dan kompatibilitas. Anda hanya harus menyesuaikan apa yang diperlukan dan hindari memodifikasi kode inti Odoo. Anda juga harus mengikuti pedoman pengembangan Odoo dan praktik terbaik untuk memastikan kualitas dan kelangsungan dari penyesuaian Anda.
- Pengembangan kustom bermanfaat ketika membantu mengotomatisasi dan mengendalikan proses yang matang: Pengembangan kustom dapat membantu ketika Anda memiliki proses yang sudah final atau matang yang tidak memerlukan perubahan lebih lanjut dan Anda hanya ingin mengotomatisasi atau mengendalikannya menggunakan Odoo. Sebagai contoh, kami telah menyesuaikan aplikasi seperti Proyek, Lembar Waktu, dan faktur untuk sesuai dengan proses dan alur kerja kami. Ini membantu kami untuk mengoptimalkan pengiriman layanan kami dan kepuasan pelanggan.
- Integrasi Business Intelligence menambah nilai yang besar: Integrasi Business Intelligence dapat menambah nilai yang besar pada sistem Odoo Anda dengan menyediakan alat pelaporan dan analisis data yang kuat. Sebagai contoh, kami telah mengintegrasikan sistem Odoo kami dengan alat BI yang memungkinkan kami untuk menghasilkan laporan dan dashboard yang menunjukkan semua KPI dan metrik untuk bisnis kami. Ini membantu kami untuk memantau kinerja kami dan membuat keputusan berbasis data.
Rencana Masa Depan
Kami berencana untuk terus menggunakan Odoo untuk bisnis kami dan memperluas penggunaannya dengan cara berikut:
- Migrasi penjualan dan akuntansi kami ke versi terbaru: Kami ingin terus mengikuti fitur dan peningkatan terbaru dari Odoo. Kami berencana untuk memigrasikan modul penjualan dan akuntansi kami ke versi terbaru Odoo, memberikan kami lebih banyak fungsionalitas dan fleksibilitas.
- Meningkatkan cara kami menggunakan digital marketing tools: Kami ingin meningkatkan strategi pemasaran kami dan menjangkau lebih banyak calon pelanggan. Kami berencana untuk meningkatkan cara kami menggunakan alat pemasaran seperti Email Marketing, Email Automation, Media Sosial, dan Acara. Kami ingin membuat kampanye yang lebih menarik dan personal dan mengukur efektivitasnya.
- Integrasi dengan AI: Kami ingin memanfaatkan kekuatan kecerdasan buatan (AI) untuk meningkatkan kinerja bisnis dan pengambilan keputusan kami. Kami berencana untuk mengintegrasikan sistem Odoo kami dengan alat AI seperti Forecast, Dokumen, dan Lead Generation. Kami ingin menggunakan AI untuk mengotomatisasi beberapa tugas untuk tim pengiriman kami dan memberikan rekomendasi secara real-time kepada tim penjualan dan pengiriman kami.
Kesimpulan
Odoo ERP adalah solusi terpadu dan komprehensif untuk operasi dan proses bisnis Anda. Ini dapat membantu Anda meningkatkan efisiensi, produktivitas, pelaporan, kolaborasi, dan komunikasi di seluruh departemen Anda. Ini juga dapat membantu Anda mengembangkan bisnis Anda dan mencapai tujuan Anda.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang Odoo ERP atau bagaimana kami dapat membantu Anda menerapkannya untuk bisnis Anda, silakan hubungi tim kami .
By Namita, G & Gaspard, D
