La importancia de la función del área de compras, reside en su capacidad para contribuir a la gran cantidad de operaciones que se ven incorporadas a los objetivos de la empresa, además claro, de ser la fase de arranque de toda actividad empresarial.

Las líneas de coordinación que se fijan entre la gestión de compras y las demás áreas operativas, deben verse reflejadas en los soportes o herramientas adecuadas para dejar constancia de las mismas y lograr un sistema completamente integrado.

Veamos un ejemplo de un flujo de trabajo con un sistema integrado en una empresa manufacturera. El primer paso es cuando el gerente de compras llega a su oficina,  prende su computadora y se da cuenta que, dentro de sus actividades pendientes tiene la validación de una órden de compras.

Al día siguiente, el auxiliar de almacén recibe el producto y verifica que los datos sean correctos, como el número de órden, las cantidades pedidas, las especificaciones, el número de lote, etc. y registra la recepción de insumos.

Mientras tanto, el área de producción ya se dio cuenta que hubo un reabastecimiento de materia prima y comienza a generar las órdenes de producción. Con cada orden de producción, se genera un reporte sobre el gasto de materia prima, ya sea unitario o por lote, para que el encargado de compras sepa exactamente cuánto volver a comprar de cada cosa.

Todo este proceso, en donde intervinieron diversas áreas de la empresa y en donde el flujo no tuvo complicaciones, fue hecho solo a través de una serie de clicks por parte de los empleados y todo en el mismo sistema.

 

Proceso en la gestión de compras

Independientemente del giro que tenga la empresa, es imperativo que se haga una evaluación minuciosa de cada unos de los procesos y subprocesos de cualquier área. Esto es fundamental porque podremos tener una mejor planeación, control y visibilidad sobre los puntos críticos en nuestra empresa, por ejemplo, para el flujo de caja y las cuentas por pagar.

La gestión de compras inicia con una debida previsión de ventas, lo que va a ser el factor determinante para saber en qué nivel se van a satisfacer las necesidades  de la empresa, también tomando en cuenta los costos, plazos de entrega, los proveedores, indicadores de calidad, frecuencia de compra,  manejos  de  existencias, entre otros; y termina con un debido ajuste de inventario.

• Elección y evaluación de proveedores, productos o servicios y gestión de calidad

Tener una buena cartera de proveedores, que te brinden calidad y confiabilidad es una tarea que conlleva ciertos procesos de evaluación de calidad y diferentes criterios particulares de satisfacción de acuerdo a cada organización. De esta actividad depende, en cierta medida, que todo el flujo administrativo y operativo de la empresa no cuente con fallos.

Para minimizar cualquier impacto negativo al proceso y en consecuencia, a la organización, se debe hacer una evaluación y comparación de cada producto que ofrece un determinado proveedor, considerando sin excepción las políticas de calidad previamente establecidas, dando prioridad a aquellos que conforme a los objetivos, satisfaga de mejor manera las necesidades.

Cuando un producto de un proveedor no cumple con los estándares de calidad acordados, se generan devoluciones, defectos  en  el producto final, mermas,  mayor  consumo  de  recursos naturales, mayor generación de residuos, atrasos, costos adicionales de producción, quejas y pérdidas de clientes. Con ello, cobra importancia la implementación de una matriz en donde se logren incorporar diferentes indicadores que permitan establecer una correcta evaluación de calidad en el producto o servicio.

• Adquisición de bienes o servicios /3 way match

La adquisición de los bienes conlleva varias acciones que responderán a si el proceso de compras dio el resultado esperado. Una de estas acciones es la revisión del material recibido o servicio brindado de acuerdo a lo establecido durante la negociación y conforme al cumplimiento de las políticas de compra y de calidad de la empresa o del departamento.

Acto seguido, y actuando sobre un escenario de gestión óptimo, la información debe combinarse en tres vías o comúnmente llamado 3 Way Match. Este es un proceso comparativo entre la información emitida por órdenes de compra, recepción de mercancía y facturas de proveedores.

Para hacer un 3 way match fructífero debe existir un control exacto de los documentos emitidos por cada entidad en cada fase del proceso. Estos documentos,  por ende, van a depender del proceso que cada organización adopte como el adecuado.

Los documentos pertenecientes al proceso pueden ir desde licitaciones, cotizaciones y/u órdenes directas de compra de productos o servicios;  documentos de recepción y algún otro documento que por políticas, sea requerido; y la emisión de facturas respetando los acuerdos ya establecidos con el proveedor y términos de pago, siendo posible la emisión de una o más facturas para una sola órden de compra.

• Ajuste de inventarios

Administrar las compras con eficiencia para un control adecuado del material adquirido es una tarea para la cual el departamento de producción y almacén se verán sumamente involucrados. El proceso de compra finaliza cuando el servicio o producto solicitado en la orden de compra ya verificado en cuanto a calidad y cantidad se autoriza para ser trasladado al área de almacén.

En el almacén, tener un control de inventarios con reglas de abastecimiento y valoración actualizada, darán pie a dos principales escenarios de mejora en el  funcionamiento del departamento; el primero de ellos, una reducción significativa de errores y pérdidas; el segundo, una mejor planeación y predicción de abastecimiento futuro.

Por su lado, el área de producción será responsable de ejercer tareas coordinadas que permitan eficientar su proceso productivo mediante la utilización adecuada y exacta de los bienes y servicios comprados y en consecuencia,  evitar mermas.

¿Cómo mejorar la productividad en mi gestión de compras a través de la digitalización?

Hoy en día, las empresas tienen que ser cada vez más competitivas debido a la adopción de nuevas tecnologías ya que estas han logrado adaptarse casi perfectamente a los procesos internos de todos los sectores del mercado. Y no es un secreto que el camino hacia la transformación digital lleva consigo la aceptación del uso de nuevas tecnologías, sistemas informáticos, metodologías y modelos de negocio, conocimientos, etc.

El inicio de la transformación digital en el departamento de compras ha visto una oportunidad para el crecimiento de los negocios, ya que logra sumar un valor agregado en la cadena de suministro, reducción de errores y en la optimización de los flujos de trabajo mediante el uso de un sistema especializado en el área de compras o de gestión empresarial completa.

Estos sistemas cuentan con las herramientas necesarias para  influir positivamente en el entorno del departamento de compras y existen muchas opciones que son posibles de implementar, sin embargo, uno de los sistemas que por su facilidad de uso y flexibilidad es perfecto para la transición de cualquier organización a un mundo digital, es Odoo.

Odoo es un ERP de código abierto que puede adaptarse fácilmente a lo que cada empresa necesite y que abarca la gestión de varias áreas de una compañía, además de contar con la posibilidad de personalizar, en un gran porcentaje, a las características de un negocio con flujos operativos particulares.

Beneficios del uso de un ERP como Odoo en mi área de compras 

Odoo cuenta con un sin fin de beneficios y estos no solo te van a ayudar en tu área de compras, también van a permitir que toda tu empresa aumente su rendimiento, productividad y comunicación.

Ventajas del uso de odoo en tu empresa:

• Tener una gestión de compras competitivas y sostenibles

Las razones  para  adoptar un modelo de gestión de  compras  sustentables conlleva un gran impacto. A través del uso de un software mientras se mejora el desempeño ambiental también los costos operativos.

• Mejor análisis y previsión del área

Tu empresa podrá llevar un buen control, análisis y actualización de la información generada en toda la empresa, y así prever ciertos indicadores del área de compras como el valor promedio pagado por producto, el total de compras mensuales, comparativos de costos, ganancias por producto, etc.

• Visibilidad y control 360° de tu empresa

Al tener información disponible en tiempo real y contar con diferentes niveles de aprobación para cada parte del proceso del proceso de compras, generar un mapeo de los flujos operativos permitirá tener claro qué, cómo y cuánto trabaja tu empresa e identificar los puntos críticos de falla, en donde sea recomendable estructurar un plan estratégico de mejora.

• Creación de políticas

Contar con políticas hace de la evaluación y gestión, una tarea más fácil y homogénea aplicable a cualquier tipo de actividad, en este caso, a través de la aplicación de las políticas de compra en el sistema, elegir a los proveedores actuales y sus productos, los periodos y reglas de abastecimiento, el margen de ganancia dependiendo de los diferentes acuerdo de pago, etc. será una tarea que evite errores y ahorre tiempo.

• Mejora continua

Poder contar con un sistema que integre a todas las áreas de tu empresa dará pie a una planeación estratégica holística que permitirá establecer una mejor comunicación entre el recurso humano de la organización, el cual también podrás manejar desde el sistema.

• Mejoría en la gestión de Inventarios

La administración del área de compras se verá directamente relacionada con el manejo del área de inventario en donde gracias a un buen manejo del bien adquirido a través de reglas de reabastecimiento, ubicaciones específicas dentro del almacén, etiquetas de producto, entre otros,  la reducción en compras innecesarias y disminución de mermas aumentarán la productividad y reducirán los costos operativos de la empresa.

Si no sabes por dónde empezar

Si bien, la complejidad que varias veces puede llegar a representar la elección de un ERP que ayude a tu negocio a mejorar significativamente la gestión y productividad de los procesos, y además la ejecución o implementación como tal del mismo, es lo que aleja a muchas organizaciones de planificar esta toma de decisiones, sin embargo, no es tan difícil como parece.

Esencialmente solo debes tomar en cuenta qué, el tiempo invertido en la elección de un proveedor y de un sistema, es también parte del proceso de compra de tu empresa y que, si la elección ha sido estratégicamente correcta, ese tiempo se verá retribuido en la productividad y reducción de tareas manuales hechas por ti y tus colaboradores.

Afortunadamente, en Port Cities contamos con una metodología de implementación del sistema que nos permite identificar no solo las necesidades de nuestros clientes, sino también aquellas áreas de oportunidad que pueden ser satisfechas mediante la implementación de Odoo en una forma eficiente.