PSE hỗ trợ trẻ em thiếu may mắn tại Campuchia tốt hơn với Odoo ERP

Ông Krotky: Một hệ thống ERP được tối ưu hoá và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp chỉ khi các quy trình hoạt động của doanh nghiệp được xây dựng cụ thể và rõ ràng. Do đó, bước quan trọng đầu tiên khi triển khai hệ thống là hiểu rõ các quy trình kế toán & mua sắm của PSE, sau đó tái cấu trúc và tự động hóa chúng. PSE chia sẻ quy trình trong tổ chức, cũng như các yêu cầu về vận hành cho dự án triển khai, trong khi Port Cities sẽ đưa ra kiến thức chuyên môn về ERP và các phương pháp vận hành tốt nhất. Thành công trong triển khai ERP chính là tìm ra điểm chung giữa hai yếu tố này.

Mục tiêu chính của chúng tôi khi thiết kế hệ thống là số hóa toàn bộ quy trình E2E (quy trình đầu-cuối) - nhằm loại bỏ tài liệu giấy. Chúng tôi đảm bảo rằng tất cả các quy trình này được xác nhận và kiểm tra trong quá trình kiểm tra E2E nội bộ và với người dùng cuối của tổ chức PSE.

Ví dụ như: Trước đây, tổ chức phải thực hiện các quy trình phê duyệt trên giấy tờ và cần thông qua bởi tối đa 5 người có chức trách, hiện tại họ có thể số hoá chúng chỉ trong vài cú nhấp chuột. Hoặc nếu nhân viên cần tìm kiếm một giao dịch cũ, thay vì họ phải đến một phòng lưu trữ tài liệu giấy và tìm kiếm giấy tờ liên quan; họ có thể nhanh chóng tìm thấy các thông tin ấy trên hệ thống Odoo.

Trong quá trình triển khai, chúng tôi luôn phải tìm ra các điểm mấu chốt trong quy trình kinh doanh - trao đổi ngay với người quản lý các quy trình và người dùng cuối để họ bắt đầu thực hiện các thay đổi trong tổ chức, đồng thời kết hợp chúng với hoạt động thực tiễn và phương pháp kỹ thuật cần thiết.

4. Vì sao ông chọn hệ thống Odoo ERP và cơ duyên nào khiến ông quyến định hợp tác với Port Cities để triển khai hệ thống này?

Ông Muris: Đội ngũ CNTT của tổ chức PSE đã tìm hiểu về các nhà cung cấp dịch vụ ERP trong khu vực (Châu Á). Chúng tôi có nhiều sự lựa chọn cho các tùy chọn ERP khác nhau như Odoo, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP và các lời đề xuất triển khai từ nhiều đối tác triển khai hệ thống ERP, bao gồm cả hai Đối tác Odoo tại thời điểm đó.

Trong số 10 đề xuất mà chúng tôi nhận được, Port Cities là đơn vị đưa ra đề xuất rành mạch nhất, với mục tiêu cụ thể và hướng giải quyết chính xác cho tất cả những thách thức mà chúng tôi gặp phải, bằng cách triển khai một hệ thống ERP mới.

Sau đó, chúng tôi đã gặp gỡ và thực hiện các buổi thử nghiệm phần mềm với 3 đối tác triển khai ERP mà chúng tôi thấy phù hợp nhất. Odoo mang lại trải nghiệm tốt nhất cho chúng tôi, phần mềm này rất linh hoạt, thân thiện và dễ sử dụng ngay cả cho những người có trình độ tin học hạn chế. Odoo có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh cụ thể, trong khi đó, các hệ thống khác lại hạn chế người dùng thực hiện các điều chỉnh và thay đổi cho mục đích doanh nghiệp.

Một ưu điểm khác của Odoo là chi phí phải chăng hơn so với các phần mềm ERP khác. Với phần mềm này, chúng tôi nhận thấy các rủi ro tài chính thấp hơn trong khi ROI (Tỷ suất hoàn vốn) cao hơn nhờ phương thức tính toán chi phí giấy phép rất minh bạch và hợp lý, dựa trên cơ sở mỗi người dùng.

Cùng với đó, Port Cities đã cung cấp cho chúng tôi lịch trình và đề án triển khai hệ thống rất thực tế, nhờ những kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn từ các dự án khách hàng trước đây của họ trong khu vực. Dựa trên quy mô của cả hai công ty, chúng tôi tin tưởng rằng Port Cities sẽ cung cấp dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng vượt xa mức độ quan hệ đối tác kinh doanh đơn thuần. Quan trọng hơn hết, đội ngũ tham gia dự án của họ sẵn sàng đến Campuchia để hỗ trợ trực tiếp trong suốt thời gian triển khai dự án, và điều này chính là chìa khoá thành công cho dự án.

Ông Krotky: Chúng tôi luôn đánh giá cao khách hàng khi họ có mục đích & các yêu cầu rõ ràng, đồng thời sẵn sàng thảo luận về những mong muốn của họ cho một hệ thống ERP. Điển hình như tổ chức PSE - họ luôn nêu rõ các vấn đề hiện tại của tổ chức trong các cuộc họp trực tiếp và trực tuyến với đội ngũ chuyên viên của Port Cities.

Chúng tôi cũng muốn lưu ý rằng, với một dự án triển khai ERP lớn hơn (có thể cần hàng nghìn giờ thực hiện), việc phân tích ban đầu, hiểu rõ bối cảnh kinh doanh của khách hàng và lập kế hoạch dự án cũng sẽ mất nhiều thời gian hơn so với một dự án triển khai tiêu chuẩn, được thực hiện trong 50 ngày.

Bạn cần thêm thông tin về phương pháp triển khai hệ thống Odoo ERP của Port Cities?

Tìm hiểu tại đây   

5. Những mô-đun nào đã được triển khai hoặc tùy chỉnh cho tổ chức PSE? Và các đổi mới này đã được áp dụng cho bộ phận kinh doanh nào của tổ chức?

Ông Muris: Chúng tôi đã triển khai các mô-đun Kế toán, Quản lý hàng trong kho, Quản lý Đơn đặt hàng (PO) và một mô-đun Quản lý Yêu cầu Mua hàng được tùy chỉnh toàn diện.

Ông Krotky: PSE là một tổ chức phi lợi nhuận, do đó họ phải tuân theo các quy định kiểm toán khác, đồng thời các quy tắc phê duyệt cũng nghiêm ngặt hơn so với các doanh nghiệp kinh doanh lợi nhuận khác. Vì vậy, Port Cities đã nỗ lực đưa ra giải pháp tối ưu nhằm giúp quy trình phê duyệt được thực hiện dễ dàng, quy trình kiểm toán minh bạch cho các chi phí như yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, di chuyển hàng tồn kho và chi phí đấu thầu giữa các doanh nghiệp.

Báo cáo minh bạch đóng vai trò rất quan trọng đối với PSE và tất cả các bên liên quan vì họ phải thông báo các khoản đóng góp đang được chi tiêu như thế nào cho các nhà tài trợ, bất kể là chi phí đầu vào, chi phí hỗ trợ tài chính cho những người nghèo gặp vấn đề nhà ở, chi phí vận hành các trung tâm dạy nghề của tổ chức hay số lượng gạo và nhu yếu phẩm được phân phát cho những gia đình Khmer có hoàn cảnh khó khăn. Mọi ngân sách cho chương trình xã hội do PSE vận hành đều phải được phê duyệt và tổ chức phải quản lý chặt chẽ các khoản chi tiêu. Mọi khoản chi phí cần thiết phải được hạch toán và giao cho bộ phận chịu trách nhiệm liên quan theo đúng mục đích sử dụng.

6. Ông nghĩ sao về tầm quan trọng của việc phân tích và hiểu rõ các yêu cầu và quy trình kinh doanh trước khi thực hiện triển khai hệ thống ERP?

Ông Muris: Điều quan trọng đầu tiên là khách hàng cần gửi một yêu cầu chi tiết về đề xuất triển khai (RFP), nêu rõ những chức năng mong muốn có trong hệ thống mới. Điều này cho phép đối tác triển khai ERP cung cấp các phản hồi chính xác hơn cho các giải pháp được đề ra.

Chúng tôi đã triển khai ứng dụng Quản lý Mua hàng và Quản lý Hàng tồn kho trong giai đoạn đầu, tổ chức lại đội ngũ Tài chính trong giai đoạn hai và triển khai hệ thống POS sáu tháng sau đó.

Toàn bộ quá trình triển khai diễn ra rất suôn sẻ nhờ sự hỗ trợ trực tiếp của đội ngũ chuyên viên của Port Cities tại Campuchia, họ gặp gỡ và trao đổi với những người sẽ quản lý hệ thống, đồng thời hiểu rõ cách vận hành nội bộ của tổ chức.

Trong thời gian đầu, người dùng gặp khó khăn trong việc hình dung các quy trình thủ công sẽ được số hoá như thế nào. Do đó, chúng tôi cần một hệ thống thử nghiệm có thể giúp người dùng dễ dàng hình dung và xác định nhu cầu của họ. Qua đó, Port Cities có thể phát triển và thử nghiệm các tính năng cần thiết dựa trên những nhu cầu này.

Điều có thể được cải tiến hơn nửa là triển khai theo phương pháp linh hoạt (agile) hơn, nghĩa là mỗi tính năng nhỏ đều được phát triển, thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép tính linh hoạt của hệ thống được áp dụng tối đa.

Ông Krotky: Yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của dự án là một báo cáo phân tích kinh doanh tốt. Bản phân tích được xây dựng bằng nhiều dạng khác nhau, có thể thông qua một đề xuất triển khai (RFP) chi tiết, hoặc trực tiếp thảo luận về các tình trạng hiện tại cũng như các kỳ vọng, quá trình này sẽ kéo dài vài ngày trước khi khởi động dự án.

Với dự án triển khai Odoo cho tổ chức PSE, chúng tôi đề xuất chia dự án thành hai giai đoạn thay vì thực hiện mọi thứ cùng một lúc. Phương pháp này đã giúp chúng tôi xác định rõ các vấn đề cần được ưu tiên và hoàn thiện phát triển từng tính năng một theo yêu cầu của khách hàng.

Bạn cần những chức năng nào trong hệ thống CNTT của mình?

Hãy thảo luận với chúng tôi

7. Port Cities đã thực hiện dự án triển khai đúng theo tiến độ và ngân sách đưa ra hay không?

Ông Muris: Họ đã hoàn thành dự án trong thời gian và ngân sách đã thỏa thuận.

Ông Krotky: Nhờ những mục tiêu rõ ràng mà PSE đặt ra và sự tôn trọng lẫn nhau giữa PSE và Port Cities, việc triển khai và hợp tác của chúng tôi diễn ra rất thành công. Tôi muốn nói rằng, thành công đằng sau việc triển khai hệ thống ERP luôn đến từ sự hợp tác và hỗ trợ giữa hai bên - khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ.

Trong quá trình thực hiện, chúng tôi đặt ra mục tiêu chung - và tất cả các cuộc thảo luận của chúng tôi đều tập trung vào việc làm thế nào để cùng nhau đạt được mục tiêu trong thời hạn và ngân sách đã thống nhất. Mặc dù, trong một số trường hợp, chúng tôi cần điều chỉnh một vài yêu cầu hoặc chấp nhận cách tiếp cận triển khai & phương pháp luận khác nhau.

8. Việc giao tiếp và trao đổi thông tin giữa ông và đội ngũ Port Cities Việt Nam trong quá trình triển khai diễn ra như thế nào?

Ông Muris: PSE và Port Cities đã làm việc với nhau rất thuận lợi, đặc biệt là khi có đội ngũ triển khai dự án của Port Cities hỗ trợ trực tiếp tại Campuchia.

Họ đã giúp việc giao tiếp và trao đổi thông tin diễn ra suôn sẻ trong suốt thời gian triển khai dự án và đẩy nhanh tốc độ hợp tác trong việc xác định các thách thức cụ thể, thiết kế cũng như thử nghiệm các giải pháp trên hệ thống Odoo.

Ông Krotky: Đối với tất cả dự án hợp tác, chúng tôi luôn cố gắng xây dựng cách thức giao tiếp rõ ràng, bao gồm các cuộc họp hàng tuần để cập nhật tiến độ công việc và giải quyết những vấn đề đang đình trệ, cũng như các cuộc họp ban chỉ đạo hàng tháng với các nhà tài trợ dự án vì sự hỗ trợ của họ đóng vai trò rất quan trọng trong mỗi dự án kinh doanh. Nếu có bất kỳ thay đổi nào trong quá trình thực hiện, chúng tôi sẽ báo cáo quy trình và tham khảo ý kiến của các bên liên quan nhằm đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vấn đề và đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.

Giao tiếp chính là chìa khóa thành công trong bất kỳ mối quan hệ hợp tác nào. Trên thực tế, một trong những lý do chính khiến việc triển khai hệ thống ERP thường gặp thất bại là sự thiếu hiệu quả trong trao đổi thông tin giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng. Giao tiếp trong hợp tác chính là tìm ra sự thỏa hiệp giữa chi phí và lợi ích của hai bên. Nếu khách hàng hiểu được điều này, sự hợp tác luôn đi đến thành công.

9. Ông có lời khuyên nào cho các tổ chức/doanh nghiệp có cơ cấu doanh nghiệp phức tạp khác giúp họ triển khai thành công hệ thống ERP không?

Ông Muris: Tôi muốn nói rằng việc xác định rõ nhu cầu và quy trình kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp trước khi số hóa chúng trên hệ thống CNTT là rất cần thiết. Nếu có thể, quy trình nên được đơn giản hóa trước khi triển khai hệ thống CNTT. Ngoài ra, điều quan trọng nữa là chúng ta cần sự hỗ trợ từ những đối tác chuyên gia, những người hiểu rõ lợi ích của một hệ thống CNTT mới trong hợp lý hóa quy trình công việc và giúp toàn bộ hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn.

Ông Krotky: Trong hệ thống kế toán cũ CIEL, PSE phải hạch toán các bút toán vào trong sổ sách giấy, công việc này tốn rất nhiều thời gian. Do đó, việc tái cấu trúc quy trình kế toán và công việc liên quan là rất cần thiết. Sau khi thảo luận và phân tích kỹ lưỡng, chúng tôi đã đưa ra giải pháp chuyển đổi từ các phương thức kế toán cũ sang phương thức hiện đại tối ưu nhất cho tổ chức PSE.

Nhìn chung, quy trình công việc của họ tương đối phức tạp vì nó liên quan đến nhiều bộ phận kinh doanh khác nhau trong một tổ chức. Để giải quyết khó khăn này, đội ngũ của chúng tôi đã xây dựng sơ đồ mô hình hoá quy trình kinh doanh (BPMN), thể hiện rõ ràng các liên kết đến Bút toán Kế toán cho từng bước trong quy trình Kế toán. Sơ đồ này đã giúp khách hàng có cái nhìn tổng quan hơn và dễ dàng hình dung quy trình kế toán mới sẽ được thực hiện trên Odoo và xác định được những thay đổi cần có trong các bước quản lý.

10. Theo ông, hệ thống Odoo có dễ học và áp dụng không? Nhân viên PSE có trình độ CNTT như thế nào và họ có sẵn sàng làm quen và sử dụng hệ thống CNTT mới không?

Ông Muris: PSE chọn hệ thống Odoo vì chúng tôi chỉ cần một số buổi thực hành và đào tạo trong thời gian đầu để có thể làm quen và sử dụng được phần mềm này. Do đó, đối với những người dùng cuối của chúng tôi(sẽ làm việc trực tiếp trên hệ thống Odoo) có trình độ tin học sơ cấp hoặc chưa hề sử dụng máy tính trong cuộc sống, việc sử dụng hệ thống Odoo là khá dễ dàng.

Ông Krotky: Chúng tôi nhận thấy rằng ngay cả với những nhân viên thâm niên và có trình độ chuyên môn cao tại PSE, họ vẫn phải làm việc chủ yếu với các văn bản giấy tờ trong nhiều năm và hầu như không sử dụng các phần mềm hoặc ứng dụng nào cho công việc của mình.

Do đó, chúng tôi có 2 mục tiêu chính khi thực hiện dự án này:

Để đảm bảo rằng tính trực quan trong giao diện người dùng của hệ thống Odoo, chúng tôi phát triển các tùy chỉnh cho quy trình xác minh dữ liệu. Vì vậy, người dùng cuối của PSE có thể giảm thiểu tối đa việc nhập dữ liệu không hợp lệ.

Port Cities chịu trách nhiệm đào tạo những người dùng chính của hệ thống Odoo, và PSE sẽ phụ trách tổ chức các buổi đào tạo nội bộ cho tất cả những người dùng cuối khác nhằm đảm bảo rằng họ thật sự hiểu và biết cách quản lý các quy trình. Đây là phương pháp đào tạo mà chúng tôi đặc biệt khuyến khích hầu hết các khách hàng áp dụng vì nó tiết kiệm chi phí chuyên gia tư vấn, đồng thời cung cấp sự đào tạo kỹ lưỡng cho những người dùng cuối thông qua một chuyên viên nội bộ đã biết rõ các hoạt động trong tổ chức của họ.

Port Cities chịu trách nhiệm đào tạo những người dùng chính của hệ thống Odoo, và PSE sẽ phụ trách tổ chức các buổi đào tạo nội bộ cho tất cả những người dùng cuối khác nhằm đảm bảo rằng họ thật sự hiểu và biết cách quản lý các quy trình. Đây là phương pháp đào tạo mà chúng tôi đặc biệt khuyến khích hầu hết các khách hàng áp dụng vì nó tiết kiệm chi phí chuyên gia tư vấn, đồng thời cung cấp sự đào tạo kỹ lưỡng cho những người dùng cuối thông qua một chuyên viên nội bộ đã biết rõ các hoạt động trong tổ chức của họ.

11. Sau một năm sử dụng hệ thống, Odoo đã giúp PSE cải thiện quy trình làm việc tổng thể cũng như trong từng bộ phận cụ thể như thế nào?

Ông Muris: Trong một năm qua, hệ thống Odoo đã giúp PSE phát triển toàn diện và cải thiện đáng kể các chức năng cụ thể trong một số quy trình hoạt động của tổ chức:

Chúng tôi đã tái cấu trúc bộ phận Tài chính và nâng cao hiệu quả làm việc của phòng ban này. Bộ phận Mua hàng hiện có khả năng quản lý toàn bộ các dữ liệu mua hàng trước đây cũng như dữ liệu hàng tồn kho, nhờ đó nhân viên có thể phân tích hiệu suất làm việc trong quá khứ và dự đoán nhu cầu trong tương lai tốt hơn. Ngoài ra, nhờ tích hợp hệ thống PoS với ứng dụng Quản lý Kế toán, mọi giao dịch đều được tự động ghi lại trong ứng dụng Kế toán, giúp các trung tâm đào tạo nghề phi lợi nhuận của chúng tôi như nhà hàng, cửa hàng quà tặng, khách sạn và ga-ra dễ dàng kiểm tra và báo cáo các giao dịch hàng ngày của họ.

Nhìn chung, hệ thống ERP mới đã tạo điều kiện thuận lợi trong việc phân bổ và phân cấp trách nhiệm một cách hợp lý, cũng như phân công nhiệm vụ thích hợp cho từng cá nhân làm việc tại PSE. Nhân viên của chúng tôi ngày càng có trách nhiệm trong công việc của họ nhờ sự cải thiện trong khả năng tiếp cận và kiểm soát thông tin, ngân sách và chi phí liên quan đến các nhiệm vụ được giao.

Các tính năng báo cáo của hệ thống Odoo cũng vô cùng hữu ích, giúp từng phòng ban trong tổ chức hiểu rõ và cải thiện hoạt động của họ. Mặt khác, nhờ có hệ thống Odoo, chúng tôi có thể dành nhiều nguồn lực hơn cho toàn bộ tổ chức và ban lãnh đạo để tập trung vào sứ mệnh quan trọng nhất của PSE: đó là giúp đỡ trẻ em nghèo và thiếu may mắn ở Campuchia phát triển toàn diện và trở thành những công dân có ích cho xã hội.

Ông Krotky: Tôi và đội ngũ tham gia dự án đã dành gần một năm làm việc cùng đội ngũ của PSE tại Phnom Penh. Chúng tôi đã đạt được rất nhiều thành công - cho đến hôm nay, chúng tôi đã dành hơn 7000 giờ triển khai dự án và vẫn đang tiếp tục cải thiện hệ thống cũng như giới thiệu các tính năng mới cho tổ chức PSE.

Là người quản lý dự án này, tôi rất hài lòng khi thấy hệ thống triển khai đang thực sự mang lại lợi ích cho khách hàng của mình. Nhân viên của tổ chức PSE hiện có thể giảm tải các công việc hành chính và tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ mang ý nghĩa nhân đạo. Nhờ đó, tổ chức có thể kêu gọi nhiều khoản quyên đóng góp để giúp đỡ các học sinh sinh viên nhận được sự chăm sóc và giáo dục tốt nhất.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi tổ chức/doanh nghiệp ở mọi ngành nghề, từ các doanh nghiệp vì lợi nhuận đến các tổ chức chính phủ hay phi chính phủ. Cụ thể với các tổ chức phi chính phủ, họ thường sẽ có các yêu cầu rất kỹ lưỡng về hệ thống vì họ cần tuân thủ các yêu cầu pháp lý và chuẩn mực báo cáo cụ thể và chính xác.

Sắp xếp hợp lý các quy trình và tự động hóa các hoạt động hành chính đóng vai trò to lớn giúp nhân viên và tình nguyện viên có thể tập trung vào những hoạt động nhân đạo quan trọng. Điển hình như PSE, tổ chức cung cấp các hỗ trợ và giáo dục cho trẻ em kém may mắn, thanh thiếu niên và gia đình của họ tại Campuchia. Port Cities luôn sẵn sàng thảo luận và giải đáp cách một hệ thống Odoo có thể giúp tổ chức/doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn.