Enterprise Resource Planning

Một trong những vấn đề chính là không hiểu rõ doanh nghiệp của bạn. Thực tế, nếu bạn nhận thấy không thể quản lý hiệu quả các quy trình hàng hoá kho của mình cũng như theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng, hoặc chỉ đơn giản là chuyển đổi khách hàng tiềm năng, thì đây là lúc bạn cần thiết lập một hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Ngoài ra, việc thiếu sự hợp tác giữa các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp cũng là một dấu hiệu nhận biết bạn nên sử dụng ERP để hợp lý hoá các quy trình kinh doanh, cho phép doanh nghiệp của bạn hoạt động suôn sẻ.

Nếu bạn không thể quản lý dữ liệu đang thu thập một cách hợp lý, hoặc tệ hơn là bạn không thể thu thập các dữ liệu cần thiết thì phần mềm ERP là một lựa chọn đúng đắn dành cho bạn.

Mặc dù trước đây, ERP là công cụ được các doanh nghiệp lớn sử dụng độc quyền trong một thời gian dài do chi phí triển khai hệ thống cao, song hiện nay, các hệ thống ERP có thể áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp ở mọi quy mô kinh doanh. Quan niệm rằng chỉ các doanh nghiệp lớn mới sử dụng ERP có thể là do sự thiếu hiểu biết hoặc có thông tin sai lệch liên quan đến hệ thống này. Thực tế, ERP là một công cụ hữu ích, cho phép bất kỳ doanh nghiệp - từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ đến các tập đoàn lớn - tự động hóa các quy trình kinh doanh của họ. Hơn nữa, nhằm đáp ứng nhu cầu kinh doanh đa dạng của các doanh nghiệp trên thị trường, ERP hiện có thể được tuỳ chỉnh để phù hợp với mọi quy mô kinh doanh.

Một phần mềm ERP sẽ có các chức năng phục vụ cho các quy trình kinh doanh đa dạng như tài chính, nhân sự, quản lý hàng tồn kho, mua sắm, phân phối và CRM. Mục tiêu chính của phần mềm này là hợp lý hóa hoạt động kinh doanh đồng thời tập trung thông tin doanh nghiệp tại một nơi.

CRM hay Customer Relationship Management được xây dựng để theo dõi sự hài lòng của khách hàng. Bạn có thể tăng mức độ hài lòng của khách hàng nhờ khả năng khả năng cá nhân hoá quá trình giao tiếp khách hàng và củng cố hiệu quả tiếp thị của ứng dụng này. Đây là phần mềm được sử dụng phổ biến cho front-office, nghĩa là các bộ phận tạo ra doanh thu như bán hàng và tiếp thị.

So với phần mềm CRM, ERP có thể tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình trong các quy trình công việc đa dạng - tài chính, nhân sự, quản lý hàng tồn kho, v.v. Nó là một hệ thống bao gồm toàn bộ doanh nghiệp trong khi CRM được nhắm mục tiêu nhiều hơn. Trên thực tế, đó là một giải pháp phù hợp cho khách hàng- Các vấn đề liên quan. Tuy nhiên, một ERP - chẳng hạn như Odoo - có thể tích hợp CRM. Tóm lại, sự khác biệt chính giữa hai điều này là phạm vi - ERP thường bao gồm các chức năng của CRM và nhiều chức năng khác, trong khi CRM chỉ tập trung hoàn toàn vào quản lý mối quan hệ với khách hàng của bạn.

Để lựa chọn chính xác một hệ thống ERP phù hợp, bạn cần phải hiểu rõ các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp của mình. Bởi nếu bạn không hiểu rõ các nhu cầu doanh nghiệp cần, bạn có thể gặp khó khăn liên quan đến việc triển khai ERP ngay từ ban đầu. Một khi bạn xác định kỹ lưỡng đâu là các bên liên quan và thiết lập danh sách các yêu cầu, bạn sẽ có một khởi đầu tốt hơn cho dự án triển khai của minh. Ngoài ra, bạn nên lưu ý rằng ERP là thành phần cốt lõi của cấu trúc doanh nghiệp, đồng thời việc tích hợp các hệ thống đã sử dụng trước đây cũng có thể mang lại hiệu quả. Tài liệu tham khảo và các đánh giá liên quan đến người dùng hiện tại cũng là các khía cạnh bạn nên cân nhắc, vì việc tìm kiếm tài liệu tham khảo từ ngành của bạn hoặc những ngành tương tự có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn khi lựa chọn hệ thống ERP phù hợp. Nếu bạn hiểu cách ERP hoạt động trong một công ty khác ở cùng lĩnh vực, bạn làm rõ một số câu hỏi liên quan và điều này ảnh hưởng ít nhiều đến việc ra quyết định của bạn.

Tùy thuộc vào phạm vi của hệ thống ERP, chi phí triển khai và sử dụng phần mềm có thể thay đổi đáng kể. Thông thường, các hệ thống dành cho các doanh nghiệp/tập đoàn lớn sẽ tốn kém hơn so với các phần mềm ngách, nhưng các giải pháp được tuỳ chỉnh có thể mang lại hiệu quả mà không quá tốn kém. Một công ty hiểu rõ yêu cầu của mình sẽ có thể tiết kiệm chi phí bằng cách tập trung vào việc thực hiện các giải pháp thiết yếu. Chi phí bản quyền cũng như chi phí bảo trì, lưu trữ và tùy chỉnh cũng cần được xem xét.

Suy cho cùng, mỗi doanh nghiệp sẽ có hệ thống ERP riêng biệt và không giống nhau, do đó chi phí triển khai phụ thuộc rất nhiều vào phạm vi & sự tùy chỉnh theo yêu cầu của bạn.