Facturación Electrónica en Malasia: Una Guía Integral para Empresas

El gobierno de Malasia está alentando a las empresas a cambiar a la facturación electrónica para impulsar la economía digital y mejorar la recaudación de impuestos. A partir del 1 de agosto de 2024, los contribuyentes con un volumen de negocios anual superior a RM100 millones deberán cumplir con este nuevo sistema.

A medida que el mundo se vuelve más digital, es esencial que las empresas, ya sean B2B (Business-to-Business), B2C (Business-to-Company) o B2G (Business-to-Government), operen de manera eficiente y sigan las reglas fiscales.

Esta transición puede reducir errores, facilitar pagos más rápidos y mejorar la gestión financiera. El proceso también ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de sus finanzas en tiempo real, consolidar sus registros y tomar decisiones informadas basadas en datos precisos.

Esta guía explica todo lo que necesita saber sobre el nuevo sistema, incluidas sus ventajas, cómo funciona, pautas técnicas y cómo Portcities puede ayudarlo a hacer el cambio.

¿Qué es la facturación electrónica en Malasia?

La facturación electrónica, o e-facturación, es un método digital de crear, enviar, recibir y almacenar facturas. Reemplaza las facturas en papel tradicionales por documentos electrónicos transmitidos y gestionados electrónicamente.

Los sistemas a menudo se integran con otro software empresarial, como sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales (ERP), para agilizar los procesos de facturación y mejorar la eficiencia. Además, el uso del Sistema MyInvois, proporcionado por el gobierno, simplifica el proceso para los contribuyentes al garantizar el cumplimiento de los requisitos de administración fiscal.

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Cronograma de implementación de facturación electrónica

La implementación gradual comenzará el 1 de agosto de 2024 para las empresas con un volumen de negocios anual superior a RM100 millones, culminando en una implementación completa para todos los negocios antes del 1 de julio de 2025. Esto se aplica a varios tipos de contribuyentes, desde grandes corporaciones hasta entidades más pequeñas que necesitan consolidar sus procesos financieros.

Beneficios de la implementación de facturación electrónica para empresas malasias

La adopción de este sistema conlleva varios beneficios, optimizando las operaciones y mejorando los procesos financieros, independientemente de si operas en un entorno B2B o B2G. A continuación se muestra un desglose detallado de estas ventajas:

Eficiencia operativa

• Reducción de errores humanos y esfuerzo manual : La automatización de la entrada de datos y la eliminación de tareas manuales reduce significativamente las posibilidades de errores humanos, como errores de escritura o cálculos incorrectos.
• Ahorro de costos : La transición a este sistema elimina la necesidad de papel, impresión y envío, lo que resulta en un ahorro de costos sustancial. Los procesos simplificados también reducen los costos laborales asociados con las tareas de facturación manual.

Mejora de precisión y cumplimiento

• Precisión mejorada : Los sistemas a menudo incorporan formatos de factura estandarizados y verificaciones de validación automatizadas, asegurando que las facturas sean precisas y completas.
• Cumplimiento simplificado : Estos sistemas están diseñados para integrarse con las autoridades fiscales, lo que facilita a los contribuyentes generar y enviar facturas cumpliendo con los requisitos fiscales, especialmente a través del sistema MyInvois. Esto ayuda a las empresas a cumplir con la facturación electrónica.

Mejora del rendimiento financiero

• Flujo de efectivo mejorado : Al acelerar el proceso de facturación y pago, las empresas pueden recibir pagos más rápidamente. El uso de códigos QR dentro de estos sistemas también puede simplificar aún más las transacciones.
• Seguimiento en tiempo real y transparencia : Los sistemas proporcionan visibilidad en tiempo real sobre el estado de las facturas, lo que permite a las empresas realizar un seguimiento de su progreso e identificar posibles problemas. Esta transparencia también mejora la comunicación con proveedores y clientes.

Seguridad mejorada

• Seguridad fortalecida : Los sistemas suelen incorporar características avanzadas de seguridad, como firmas digitales y métodos de transmisión seguros, para proteger los datos sensibles de la factura contra el acceso no autorizado o la manipulación, reduciendo el riesgo de fraude y violaciones de datos.

Beneficios adicionales

• Amigable con el medio ambiente: Al eliminar la necesidad de facturas en papel, puede ayudar a reducir el impacto ambiental de las empresas.
• Mejora de la Satisfacción del Cliente: Puede mejorar la experiencia del cliente al proporcionar facturas más rápidas y precisas.
• Escalabilidad: Los sistemas son altamente escalables, lo que los hace adecuados para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas startups hasta grandes corporaciones.

Modelos de facturación electrónica ofrecen una amplia gama de beneficios para las empresas malasias, desde una mayor eficiencia y ahorro de costos hasta una mayor seguridad y cumplimiento. Al adoptarlo, las empresas pueden optimizar sus operaciones, mejorar su desempeño financiero y mantenerse competitivas en la era digital actual.

Entendiendo el Sistema de Facturación Electrónica de Malasia

El gobierno de Malasia está implementando la facturación electrónica como parte de su impulso más amplio para digitalizar los procesos comerciales y mejorar el sistema tributario del país. Al introducir el sistema MyInvois, el gobierno asegura que las transacciones comerciales, ya sean B2B o B2C, sean más transparentes y eficientes. El sistema también ayudará a los contribuyentes con diferentes niveles de facturación anual a cumplir con las regulaciones fiscales. A partir de junio de 2024, será obligatorio para las empresas malasias, con una implementación gradual del plan de facturación electrónica basado en el tamaño y la facturación de las empresas. Se espera que las grandes corporaciones adopten el sistema primero, seguidas por las pequeñas y medianas empresas (PYMES).

Esta implementación a nivel nacional se alinea con las tendencias globales donde muchos países, incluyendo Indonesia y Singapur, ya han implementado marcos similares para modernizar sus sistemas de informes fiscales y financieros.

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No aplicar el sistema podría tener graves consecuencias. Las empresas que no cumplan podrían enfrentar multas, sanciones o incluso acciones legales, ya que las autoridades lo consideran esencial para el cumplimiento fiscal.

Además, las empresas que sean lentas en adoptar la facturación electrónica podrían quedarse rezagadas frente a sus competidores. El sistema no solo ayuda a reducir errores y acelerar los procesos de pago, sino que también aporta una eficiencia general de la que muchas empresas se beneficiarán. Por lo tanto, adoptarlo temprano es una decisión inteligente para las empresas que buscan mantenerse competitivas en el acelerado mundo empresarial actual.

El sistema de facturación electrónica de Malasia consta de varios componentes clave:

• Portal MyInvois : Esta plataforma gratuita, proporcionada por el IRBM (Inland Revenue Board of Malaysia por sus siglas en inglés), permite a las empresas crear, enviar y gestionar manualmente sus facturas electrónicas.
• Interfaz de Programación de Aplicaciones (API) : Las empresas pueden integrarlo directamente en sus sistemas contables para el intercambio automatizado de facturas con MyInvois.
• Red PEPPOL : La Red Pan-European Public Procurement Online es un estándar ampliamente adoptado que facilita las transacciones transfronterizas.

Implementar la Facturación Electrónica en su Negocio

Adoptar la facturación electrónica puede agilizar significativamente las operaciones de su negocio. Aquí le mostramos cómo hacerlo:

1. Evaluar sus necesidades
   • Evaluar sus procesos actuales: Analizar los procedimientos de facturación existentes para identificar áreas donde se puede mejorar la eficiencia y precisión.
   • Considerar el tamaño de su negocio: Determinar si su negocio cumple con los requisitos obligatorios, especialmente si es un contribuyente con un volumen de ventas anual que excede el umbral de RM100 millones.
   • Evaluar la infraestructura de TI: Evaluar su infraestructura de TI actual para garantizar la compatibilidad con las soluciones. Considerar factores como la conectividad a Internet, la seguridad del sistema y la capacidad de su software de contabilidad.
2. Elegir la solución adecuada
   • Portal de Mylnvois: Esta plataforma proporcionada por el gobierno es ideal para pequeñas empresas con volúmenes moderados de facturación.
   • Integración de API: Para empresas más grandes con altos volúmenes de transacciones y una infraestructura de TI existente, la integración de API proporciona una mayor flexibilidad y personalización. 
3. Seleccione un proveedor de servicios confiable
   • Asóciese con un experto: Elija un proveedor de servicios confiable como Portcities que pueda ofrecer orientación, soporte y garantizar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales.
   • Considere los servicios de integración: Busque un proveedor que pueda ayudar con la integración de la facturación electrónica en sus sistemas comerciales existentes, como software de contabilidad o sistemas ERP.
4. Actualice los sistemas y capacite al personal
   • Actualizar el software de contabilidad: Asegúrese de que su software de contabilidad sea compatible con la facturación electrónica y pueda integrarse sin problemas con la solución elegida.
   • Proporcionar capacitación integral: Realice sesiones de capacitación para su personal para familiarizarlos con los nuevos procedimientos de facturación electrónica, las funcionalidades del sistema y las mejores prácticas.
5. Implementar y probar
   • Implementación piloto: Considere una implementación piloto para probar el sistema de facturación electrónica en un entorno controlado antes de implementarlo a gran escala.
   • Monitorear y optimizar: Monitoree continuamente el rendimiento del sistema de facturación electrónica y realice los ajustes necesarios para optimizar su eficiencia y efectividad.

Siguiendo estos pasos y trabajando en estrecha colaboración con un proveedor de servicios confiable, puede implementarlo con éxito en su negocio y aprovechar los beneficios de una mayor eficiencia, precisión y cumplimiento.

Portcities: Tu socio para una integración perfecta de facturación electrónica

Portcities se especializa en integrar Odoo con MyInvois, la plataforma obligatoria del gobierno en Malasia, asegurando que las empresas cumplan con la facturación electrónica en Malasia. Ya sea que operes en un entorno B2B, B2C o B2G, Portcities tiene la experiencia para ayudarte.

Portcities ofrece un conjunto completo de servicios para ayudar a las empresas malasias a implementar con éxito las soluciones. Aquí tienes un vistazo más detallado de cómo Portcities puede ayudar a tu organización:

Experiencia en integración de Odoo y MyInvois

• Sistema ERP Odoo Como socio líder de Odoo, Portcities aprovecha el poder de este versátil sistema ERP para agilizar los procesos empresariales y mejorar la eficiencia. Odoo ofrece una amplia gama de módulos, incluyendo contabilidad, ventas, inventario y gestión de proyectos, lo que lo convierte en una opción adecuada para empresas de todos los tamaños.
• Integración perfecta con MyInvois Portcities se especializa en integrar Odoo con MyInvois, la plataforma obligatoria del gobierno en Malasia. Esta integración garantiza el cumplimiento de las regulaciones locales y agiliza el proceso de facturación.

Servicios integrales

• Consultoría tecnológica Portcities ofrece servicios de consultoría experta para ayudar a las empresas a evaluar sus necesidades específicas e identificar la solución más adecuada.
• Implementación de soluciones Nuestro equipo de profesionales experimentados puede ayudar con la implementación de Odoo y MyInvois, asegurando una transición sin problemas.
• Capacitación y soporte Portcities ofrece programas de capacitación para su personal, asegurando que estén bien preparados para utilizar los nuevos sistemas. También brindamos soporte continuo para resolver cualquier pregunta o desafío que pueda surgir durante la transición.

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Historial comprobado

Portcities ha ayudado con éxito a numerosas empresas de diferentes industrias en Malasia con sus implementaciones. Nuestro compromiso con la excelencia y la satisfacción del cliente nos ha ganado una reputación como socio confiable para las empresas que buscan modernizar sus procesos de facturación.

Al asociarte con Portcities, puedes beneficiarte de:

• Operaciones optimizadas
• Eficiencia mejorada
• Cumplimiento mejorado
• Costos reducidos
• Mejora de la satisfacción del cliente

Contacta a Portcities hoy mismo para obtener más información sobre cómo podemos ayudar a tu negocio a implementar la facturación electrónica y alcanzar tus objetivos.

Seminarios de Facturación Electrónica en Malasia

Como expertos líderes en la integración de Odoo y MyInvois, Portcities te invita a nuestro seminario,Conectando tu negocio a la facturación electrónica a través de MyInvois x Odooel 16 de octubre de 2024. Sumérgete en cómo nuestra solución integrada puede revolucionar tus procesos de facturación.

Aprovechando nuestra amplia experiencia en la implementación de Odoo en diversas industrias, compartiremos las mejores prácticas y conocimientos sobre cómo aprovechar al máximo el poder de MyInvois y Odoo para:

1. Perspectivas de expertos: Escucha a líderes de la industria sobre la implementación de la facturación electrónica y las regulaciones que afectan a las empresas malasias.
2. Vista previa exclusiva de la solución: Sé uno de los primeros en ver nuestra intuitiva solución ERP con integración personalizada de MyInvois: ¡somos el único Partner de Odoo en Malasia que ofrece esto!
3. Oportunidad de networking: Conéctate con líderes de la industria e innovadores.

Conclusión

La facturación electrónica se ha convertido en el nuevo estándar en el panorama empresarial de Malasia. Las empresas necesitan ponerse al día con las regulaciones. Sin embargo, aplicarlo a tu negocio podría plantear problemas debido a la complejidad de la integración y garantizar el cumplimiento.

Aquí es donde Portcities puede ayudar. Con su experiencia en integración de Odoo y MyInvois, Portcities ofrece soluciones integrales para agilizar tu transición, facilitando que tu negocio cumpla con los requisitos reglamentarios al tiempo que aumenta la eficiencia y reduce los costos.

A través de nuestros seminarios y consultas, obtendrá una comprensión más profunda de la factura electrónica y cómo implementarla de manera efectiva. No dudes en comunicarte con nuestro equipo de expertos para discutir sus necesidades comerciales específicas. Trabajemos juntos para construir un futuro empresarial más inteligente y eficiente.

Preguntas frecuentes

1. ¿Es obligatoria la facturación electrónica en Malasia?

Hasta ahora, la facturación electrónica no es obligatoria para todos los negocios en Malasia. Sin embargo, el gobierno malasio, a través de Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDNM), ha anunciado planes para implementar gradualmente las facturas electrónicas. Es probable que las grandes empresas sean las primeras en ser obligadas, seguidas por las pequeñas y medianas empresas (PYME) en los próximos años. Las empresas deben mantenerse actualizadas sobre cualquier fecha límite obligatoria futura.

2. ¿Quién está obligado a usar una factura electrónica?

Actualmente, no se exige a ningún grupo específico que la utilice, pero se espera que las grandes empresas la adopten primero, y las PYME se irán incorporando más adelante. Las autoridades aún están desarrollando el cronograma y los criterios exactos.

3. ¿Cuáles son los requisitos para una factura en Malasia?

Una factura válida en Malasia debe incluir la siguiente información:

• Número de factura
• Fecha de emisión
• Nombre y dirección del proveedor
• Nombre y dirección del cliente
• Número de Identificación Fiscal (NIF) o número de registro de GST/IVA
• Descripción de los bienes o servicios proporcionados
• Precio unitario y monto total
• Tasa de impuestos (si corresponde) y monto de impuestos

4. ¿Hay un período de gracia para la factura electrónica en Malasia?

Dado que la facturación electrónica aún no es obligatoria, no se ha anunciado un período de gracia oficial. Una vez que el sistema se vuelva obligatorio, el gobierno puede proporcionar un período de gracia o implementación gradual, permitiendo a las empresas tiempo para cumplir con las nuevas regulaciones.

5. ¿Cuál es la diferencia entre el e-billing y el e-invoicing?

• E-billing: Esto se refiere a la entrega electrónica de facturas (solicitudes de pago) a los clientes. Se puede hacer a través de correo electrónico o un portal web.
• E-invoicing: es un concepto más amplio que implica la creación, intercambio y procesamiento de facturas en un formato electrónico estructurado (como XML o UBL). Asegura que las facturas cumplan con los requisitos legales y fiscales y se puedan integrar directamente en los sistemas contables del comprador y del vendedor.

6. ¿Qué sucede si no se realiza la facturación electrónica?

Una vez que se vuelva obligatoria, el incumplimiento puede resultar en sanciones, multas o cargos de interés impuestos por las autoridades fiscales. Las empresas también pueden enfrentar problemas operativos, como dificultades con las declaraciones de impuestos o auditorías. Es esencial seguir las regulaciones una vez que estén vigentes.

7. ¿Quién debe generar facturas electrónicas en Malasia?

Normalmente, el vendedor o proveedor de bienes o servicios es responsable de generar la factura electrónica. Si se requiere, las empresas deben adoptar sistemas que generen y transmitan facturas electrónicas cumpliendo con las reglas de LHDNM.

8. ¿Puedo generar una factura electrónica después de la fecha de la factura?

En la mayoría de los casos, las facturas electrónicas deben generarse y emitirse cuando ocurre la transacción. Sin embargo, algunos sistemas pueden permitir la retroactividad si se tienen los controles y justificaciones adecuados. Para evitar problemas de cumplimiento, siempre es mejor emitir las facturas tan pronto como se complete la transacción.